Oslo, 15. oktober 2018
Hvis du ikke bruker det, så har du sikkert hørt om det: EDI. Bokstavene står for Electronic Data Interchange, men man blir ikke egentlig klokere av å få vite akkurat det. Det handler om å automatisere prosesser; få maskiner til å gjøre ting for deg. Og de som startet først har holdt på med det i snart 50 år. De går aldri bort fra det.
I starten handlet det mest om å automatisere ordreregistreringen. I stedet for at kunden sender en bestilling til sin leverandør som må registreres som en salgsordre, så sendes bestillingen på et format som gjør at den kan leses inn hos leverandøren urørt av menneskehånd. Bestilling på et slikt format kalles en EDI-melding. Hvis man ikke trekker det lenger enn dette, så ser vi at det er mottaker av meldingen, altså leverandøren, som sitter med gevinsten av EDI. Og dette har nok vært en årsak til at det fremdeles er så mange som enda ikke har tatt det i bruk. Det er nok de store leverandørene innenfor dagligvarebransjen som først tok i bruk EDI (rent bortsett fra at konseptet ble utviklet av det amerikanske forsvaret for å få bedre kontroll på logistikken). I dagligvarebransjen brukte man i starten rabatter for å stimulere kundene til å ta jobben (og kostnadene) med å få bestillingene over på et EDI-format. Og etter hvert ble det et absolutt krav. I et transaksjonstungt miljø med lave marginer, er manuelle prosesser det som dreper inntjeningen.
Ikke alle har et transaksjonstungt miljø med relativt få kunder som bestiller de samme varene minst én gang i uka, slik som dagligvarebutikkene gjør. Mange vil si at kundekontakten er viktig; at kundene trenger veiledning for å finne hva som passer for dem. Men de beste kundene, de som handler mest og oftest – de lojale kundene – de ønsker bare å få bestillingen ekspedert så raskt som mulig. En god web-løsning kan dekke størstedelen av veiledningsbehovet. Og for de som ikke ønsker å sette opp bestilling i EDI-format selv, så kan det å tilby en bestillingsportal (WebShop) være et utgangspunkt. Bestillingsportalen må selvfølgelig sende bestillingene inn som EDI-melding. Hit er det mange som har kommet.
Men nå er det på tide å løfte blikket. Og tenke at nå er det jeg som kunde, som skal ta ut min del av gevinsten fra EDI. Og dette er ikke på bekostning av den gevinsten som faller på leverandøren. Jeg snakker om den besparelse som kan komme i tillegg – og som det er kunden som kan ha nytte av. For om du sender bestillingen som EDI-melding fra eget system, så åpner det for å få EDI-meldinger tilbake fra leverandøren som kan behandles urørt av menneskehånd hos deg. Og det er nå du skal spørre deg om
· Hvor mye tid bruker dere på å følge opp bestillinger til leverandører; er pris rett, når kommer varene?
· Fanger dere opp når varene er sendt fra leverandør? Slik at dere kan gi korrekt informasjon til egne kunder om leveringstid?
· Hvor mye tid bruker dere på fakturamottaket; kontroll av at antall er det som er varemottatt og at pris og rabatt er som avtalt?
I en handelsvirksomhet er fakturamottaket det som ofte frustrerer mest. Særlig i kombinasjonen av delleveranser og samlefaktura. Alle bør gi beskjed til sine vareleverandører at samlefaktura ikke aksepteres; det kan med fordel fremgå av bestillingen som en forutsetning. Og om leverandøren har fakturert mer enn levert; ikke be om kreditnota på differansen. Send fakturaen i retur og be om korrekt faktura. Bra både for likviditeten og oppdragelsen. Insister også på at rekkefølgen på fakturalinjene skal være den samme som på bestillingen. Det forenkler den manuelle kontrollen.
Men hvorfor gjøre dette manuelt når det kan automatiseres? Hvis du har sendt bestillingen som en EDI-melding til leverandøren, må du få leverandøren til å sende ordrebekreftelse som EDI-melding tilbake slik at du får korrekt pris med det samme og vet når du kan forvente varene inn til eget lager. Og så må du få pakkseddelen inn som en EDI-melding, slik at du får merket innkjøpsordrelinjene med at varene nå er på vei og at det bare er transport-tiden igjen før varene står på lasterampa. Og aller viktigst; du må få fakturaen inn som en EDI-melding slik at fakturamottaket kan gjøres urørt av menneskehånd. I Visma Business (VBus) kan det settes opp toleransegrenser for hvor store avvik fra forventet som skal godtas og føres på avrundingskonto i regnskapet.
I en ideell verden bruker begge parter VBus. Da er det kjempeenkelt å implementere EDI via AutoInvoice. Så første trinn er selvfølgelig å sjekke om vareleverandørene dine bruker VBus. Start her. For de vareleverandørene som ikke bruker VBus er det litt mer komplisert og det kan tenkes at dere må involvere en tredjepart for å konvertere meldingene. Det er omtrent som en oversetter. Jeg kan ikke fransk, og får jeg et brev på fransk – må jeg få det oversatt til noe jeg forstår. Og det er det en EDI-konverter gjør. Meldingene som sendes mellom partene blir oversatt slik at mottakeren kan behandle dem uten å involvere eget personell.
Så skal man ikke tro at alt flyter smertefritt alltid. Prosesser som går automatisk må overvåkes. Det er mange som glemmer dette når EDI implementeres. Og ikke ta alle leverandørene på en gang. Litt avhengig av metode for å sende og motta EDI-meldinger, vil det være nødvendig å få en del på plass hos partene som skal «snakke» sammen elektronisk. Det kan være hva som indentifiserer partene; GLN/GS1 nr. (eller EAN Location code som det ofte kalles) og hvordan produktene identifiseres; om kjøper skal registrere produktnr hos leverandør eller om begge skal bruke GTIN item no (eller EAN item no som det også kalles).
Ta kontakt med oss for en prat om mulighetene og fallgruvene med EDI.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg