Oslo, 19. oktober 2018
Det er en del som er frustrert over alle alternativene som finnes i Visma Business (VBus) og sier at det gjør at man bruker tid på å velge rett. Og det er en ganske reflektert observasjon. Valgmulighetene er en styrke når VBus skal settes opp for en virksomhet. De som deltar i dette arbeidet, må få vite om alternativene slik at det som er rett for egen virksomhet blir valgt. Blant de som bruker logistikk finnes det ikke to like installasjoner av VBus; virksomheter er forskjellig og det som er best for en virksomhet er ikke nødvendigvis best for en annen – selv om vi som hjelper til med implementering gjerne starter med det vi kaller beste praksis innenfor hvert enkelt område. Beste praksis for de fleste er ikke nødvendigvis best for deg. Det kan være forhold som er viktig for din virksomhet som gjør at noe annet passer bedre for deg. Det er dette vi jobber med under implementering av VBus i en virksomhet.
Men når VBus er implementert er det et poeng å stramme inn. Den løpende driften blir mest effektivt støttet av et system som bare åpner for de alternativer som skal brukes. Har man under implementeringen av VBus konkludert med at det bare et ett relevant alternativ, så er det ingen grunn til å gi brukerne mulighet til å velge noe annet. Og er det to relevante alternativ, så er det bare disse to alternativene som bør tilbys brukerne – selv om det i VBus finnes flere. I dag skriver jeg om hvordan man kan stramme inn bruken av VBus ved å ramme inn de relevante alternativene og på denne måten gjøre bruken av VBus mer effektiv. Den største tidstyven i så måte er ikke tiden som går med på å tenke gjennom «hva skal jeg velge her», men å rette opp etter at noen har valgt feil. Kall det gjerne brukerfeil. Det spiller ingen rolle hvem sin feil det er. Det som spiller noe rolle er hvor mye tid som kan spares ved å unngå dem.
I VBus er det slik at ordretabellen brukes for tilbud, salgsordre, korreksjonsordre, produksjonsordre, innkjøpsordre, etc. Så er ordrene satt opp med ulike verdier i Transtype og Ordretype slik at vi kan skille disse fra hverandre. Brukere flest trenger ikke tenke på at det er slik, for vinduene som brukes til de ulike funksjonene er satt opp slik at vi bare ser det som er relevant i hvert enkelt vindu (og side/fane). Det er fint. Men når deg kommer til behandlingsalternativene, så er de i utgangspunktet knyttet til tabellen. Og for ordretabellen finnes det noen behandlingsalternativer som er relevant for alle transaksjonstyper, men også mange alternativer som bare er relevant for én transaksjonstype. Behandlingsalternativene for ordre (som vi finner mellom Sortering og Utskrift) ser slik ut i versjon 13:
Hvis du peker på ett av ikonene og så kommer det opp en forklarende tekst etter et sekund eller to. Du kan også høyreklikke hvor som helst i ordretabellen og velge Behandling, så får du opp en liste med de samme ikonene og forklarende tekst ved siden. Men i den siden (fanen) i ordrevinduet hvor vi registrerer nye ordre, der trenger vi ikke alternativer som Kalkuler produksjonsstart/kostnader, Sendt eller Mottatt faktura. Og det er ikke vanskelig å skjule de irrelevante alternativene. Når en ordre registreres er de kanskje bare alternativene Opprett dokument, Rekalkuler priser, Generer innkjøps/prod.ordre, Lag forskuddsbetalingslinje og Legg til vedlegg som er aktuelt å bruk. Alle de andre alternativene kan skjules og da blir behandlingsbåndet trimmet ned til dette:
Og det er ikke tvil om at det blir enklere å velge. Tilsvarende, i siden (fanen) for å ferdigmelde er det kanskje bare Ordrestatus og nettopp Ferdigmeld som er de relevante alternativene. Tilbakelevert er bare relevant for utleie og utlånsordre. Tilsvarende gjelder for alle tabellene i VBus. Hver tabell har sitt eget sett av mulige behandlingsalternativer. I hvert enkelt vindu kan det fjernes de alternativene som ikke er relevant hos dere.
På det enkelte felt kan det i hvert enkelt vindu settes opp både hvilken verdi som skal settes på nye rader og hva som er tillatte min.- og max-verdi. For eksempel i vindu for registrering av tilbud får nye ordre tildelt Ordretype=5 som er tilbud. På neste side (fane) er det åpnet for å endre Ordretype til annen verdi. Her kan man med fordel angi at eneste tillatte verdi (hvis Ordretype skal endres) er 1 som er normalordre. Så unngår man at Ordretype ved en inkurie blir satt til 2 eller 6 eller 8 eller annet som ikke skal brukes.
Mange bruker kundeprisgrupper for å differensiere priser til kunder. Flott funksjon. Men i utgangspunktet er det tillatt i VBus å legge inn en verdi i disse kolonnene som ikke brukes. Dersom det er lagt opp til bruk av alternativ 1 og 2 for Kundeprisgr. 1, så er det allikevel tillatt i VBus å legge inn verdien 3. Den observante bruker vil se at det blir skrevet Advarsel: Kundeprisgr. 1 3 er ikke definert for standard språk i teksttabellen på den blå statuslinjen nederst til venstre. Personlig synes jeg det hadde vært bedre om advarselen hadde vært formulert slik: Verdien 3 er ikke definert for Kundeprisgr. 1 i standard språk i teksttabellen, men det får så være. Jeg har sikkert for mange meninger om godt språk. Det som er viktig er at det er ganske enkelt å blokkere for å registrere verdier som ikke er definert i teksttabellen. Dette gjøres i bedriftsopplysninger med behandlingsalternativet Obligatoriske teksttyper som leder til slik dialogboks:
Finn frem de kolonnene hvor du ikke vil tillate ugyldige verdier og klikk på Obl.-knappen for å gjøre dem obligatoriske. Det er alt som skal til for å blokkere for ugyldige verdier. Alle kolonner hvor verdien er et heltall som visualiseres med en forklarende tekst i klammeparentes er slike hvor teksten hentes fra teksttabellen. De aller fleste av disse er slike kolonner hvor det i utgangspunktet tillates ugyldige verdier, men som det altså kan blokkeres for. Mange av disse kan tas med på utskrifter som tilpasses språk. En bestilling kan skrives på engelsk og da er det viktig at det også er lagt inn engelsk tekst for de aktuelle verdiene.
Noen av våre kunder har plassert brukerne i ulike adgangsgrupper basert på hvilken funksjon de har i organisasjonen. Og insistert på en rollefordeling med hensyn til hvem som kan gjøre hva i VBus. Hos en kunde har de gjort det slik at bare selgere kan registrere nye ordre eller endre på eksisterende; det er bare selgere som kan sette eller endre pris. Det er bare selgere som kan skrive ut tilbud og ordrebekreftelser. Det kan ikke skrives ut plukkliste før det er skrevet ut ordrebekreftelse. Selgere får skrive ut plukkliste, men de får ikke velge hvilken skriver plukkliste blir skrevet ut på. Hvis en selger skriver ut en plukkliste, blir den alltid skrevet ut på hovedskriveren på lageret. De på lageret kan derimot velge hvilken skriver plukklistene skrives ut på. Det er bare de på lageret som får ferdigmelde ordre. Og det er bare dem som kan skrive ut en pakkseddel. Bare de på regnskap får skrive ut faktura og gjennomføre fakturamottak. Ved kløktig bruk av adgangsgrupper kan man sikre god arbeidsdeling i en organisasjon. Så vil det alltid være nyttig at utvalgte superbrukere kan jobbe på tvers i organisasjonen. De som bruker adgangsgrupper aktivt, bør nok lage seg en dokumentasjon som i klartekst forteller hva hver adgangsgruppe har til hensikt å regulere (begrense) og på hvilken måte dette er implementert. Det kan være tidkrevende å kartlegge dette i etterkant om det er satt opp mange grupper og gjort mange endringer i hver gruppe. Husk at etter hvert som organisasjonen endrer seg, så kan det være nødvendig å gjøre endringer med hensyn til hvem som kan gjøre hva. Streng adgangsregulering kan fort oppleves som en tvangstrøye og virke mot sin hensikt.
Helt uavhengig av begrensningene som settes i adgangsgruppene kan vinduer knyttes til oppsettsgruppe og brukere gis tilgang til aktuelle oppsettsgrupper. Med standard vindusoppsett følger det standard oppsettsgrupper. Det er ikke sikkert at standard passer for dere og vi ser ofte at alle brukere har tilgang til alle vinduer. Vinduene du ser helt øverst kalles navigeringspanelet. Her bør det bare vises vinduer som er mye brukt. De som ikke skal jobbe med regnskap, har ikke behov for å se disse vinduene. Og hvis dere ikke bruker utleie, utlån eller produksjon er det en fordel å plassere disse vinduene i en oppsettsgruppe ingen har tilgang til. Ikke slett vinduene; kanskje skal dere begynne med utleie eller produksjon en dag – og da er det greit at de er der. Vinduer som brukes en sjelden gang, kan med fordel tas ut fra navigeringspanelet. De er fremdeles tilgjengelig fra utforskeren. Tenk igjennom hva dere bruker og ikke bruker, når dere gjennomgår navigeringspanelet og oppsettsgruppene. Jo færre vinduer brukerne kan velge mellom, jo raskere finner de frem til rett vindu.
Hos mange er det satt opp mange nesten like formularer. Noen har ett formular for fakturering med norsk tekst og et annet for engelsk tekst. Noen har ett fakturaformular for hvert selskap, f.eks. på grunn av ulike logoer. Enkelte har noen formularer for fakturering i NOK og andre for fakturering i valuta. Dette leder gjerne til at den som skal skrive ut ordredokumenter (bestilling, tilbud, ordrebekreftelse, pakkseddel, faktura, etc.) må velge hvilket formular som skal brukes. Jo flere alternativer, jo mer tid brukes på å velge og jo større er muligheten for å velge feil. Best er det om man har ett formular for hver dokumenttype. Da er det ikke mulig å velge feil. Og det er normalt mulig med bare ett formular pr. dokumenttype. Dokumentene kan settes opp slik at de håndterer ulike språk, valuta, logoer, etc. Det er bare om det er strukturelle forskjeller det egentlig er nødvendig med ulike formularer. Virksomheter som opererer i forskjellige bransjer kan ha behov for flere formularer, særlig om det i en bransje er krav til innhold på ordrelinje (f.eks. EAN-kode eller opprinnelsesland) som ikke ønskes vist i andre bransjer. I slike tilfeller kan det med fordel settes opp egne vinduer (evt. sider) for hver bransje.
Kortversjonen av det jeg har forsøkt å formidle her er at mange valgmuligheter er flott når VBus skal implementeres. Men i den daglige drift er det best at bare de relevante er tilgjengelig for brukere flest. Vi hjelper dere mer enn gjerne med å stramme inn bruken av VBus hos dere.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg