Oslo, 20. februar 2021
Aldersfordelt saldoliste pr. gitt periode
I Visma Business (VBus) er det mulig å skrive ut en aldersfordelt saldoliste både for kunder og leverandører. Denne rapporten viser aldersfordelingen pr. dags dato, selv om man angir en bestemt periode. I One-Stop-Reporting (OSR blant venner) er det mulig å vise aldersfordelingen slik den var ved utgangen av den oppgitte perioden. Dermed er også summen av aldersfordelingen lik kundesaldo. Slik liker revisor godt.
Personlig tenker jeg at om man ønsker en aldersfordelt saldoliste for å vurdere behovet for avsetning til tap på krav, så er standardrapporten i VBus best egnet. Hvis du har en kundefordring som er hauggammel og ubetalt 31. desember, men betalt i januar året etter – så er det ikke behov for å avsette for tap på den fordringen. Det er vel noe annet folk vil med sin aldersfordelte saldoliste da, noe jeg ikke helt har fått med meg. Men jeg har fått med meg at behovet er der; altså for en aldersfordeling for en gitt periode.
Jeg tenker at dette like gjerne kan presenteres i et vindu i VBus, siden vi nå i mange år (siden versjon 9.10) har hatt DME tilgjengelig. Særlig siden DME nå er inkludert i lisensen og kan tas i bruk uten ekstra lisenskostnader.
I mitt ringe demo-miljø, ser det slik ut:
Dette er fiktive kunder i det høyst fiktive selskapet Virtual Golf ASA.
Det er egen side (fane) som viser alle poster som var åpne ved utgangen av den valgte periode – her 2021/5. Kolonnen «Saldo» er fra kundesaldo-tabellen og øverst ser du saldo i hovedbok på konti som benyttes til kundereskontro. Det forutsettes at disse konti er merket med verdien 90 i Gr.12 på hovedbokskonto.
Siden «Forfall» viser det samme som «Fra forfall med poster», men altså uten de åpne postene på høyre side. Dette er i tilfelle du ønsker å skrive den ut – uten å få med de åpne postene. Forskjellen mellom «Forfall» og «Dato» er om kredittiden regnes fra forfall eller bilagsdato. Og så viser «Forfall» alle beløp i kroner og øre og er tilpasset liggende utskrift, mens «Dato» viser beløpene avrundet til hele kroner og er tilpasset stående utskrift.
Prosedyren forutsetter at kolonnen Betalt sist er korrekt. Hvis du har en faktura som blir delbetalt og du registrerer den siste betalingen før den første, så vil Betalt sist vise til dato på den betalingen som sist ble registrert. Det skjer vel ikke så ofte og kan for så vidt løses ved å oppheve matchingen og matche på nytt i riktig rekkefølge. Alternativt kan du hente frem kolonnen «Oppdater Betalt sist», krysse av og klikke på knappen «Lagre og oppfrisk» så er problemet løst:
Hvis du har klart å få inn en transaksjon med ugyldig bilagsdato, settes «Kredittdager» til null. Tilsvarende med «Overtrekksdager» om forfallsdato ikke er en gyldig dato. Det samme gjelder om datoene er mer enn 90 år fra vår tid.
Har du en betaling som bokføres i februar, med betalingsdato i januar, vil det være et avvik mellom aldersfordelingen og saldo. Fakturaen som betalingen gjelder, er fra et aldersfordeling-ståsted betalt pr. 31. januar og dukker ikke opp på aldersfordelt saldoliste, men saldoen er først oppdatert i februar.
Aldersfordelingen er i utgangspunktet 30, 60, 90, 180 og 360 dager. Dette kan endret om du ønsker. Hent frem kolonnene Trinn 1 – 5 og endre til det du ønsker:
Du må selv endre kolonneoverskriftene i vinduet.
Jeg har testet prosedyren i et firma med 30 tusen kunder og fire millioner kundetransaksjoner. Her er det til enhver tid 20 til 30 tusen åpne poster fordelt på 15 til 20 tusen kunder. Prosedyren bruker ett sekund på beregningen, uansett hvilken periode jeg velger. Det var overraskende raskt, så jeg måtte måle tiden i millisekunder for å forsikre meg om at jeg hadde brukt funksjonen rett. Dersom jeg valgte å oppdatere Betalt sist, så brukte den to sekunder ekstra.
Dersom du opplever at det tar lengre tid hos deg, så anbefaler jeg en index på tabellene Kundetransaksjon og Leverandørtransaksjon med kolonnene Regnsk. år/per. og Betalt sist
Merk at aldersfordelingen beregnes både for kunder og leverandører samtidig.
En fordel med å ha aldersfordelingen som et vindu i VBus er at du kan sortere og/eller gruppere den som du vil; f.eks. på kundegruppe, bransje, land, distrikt eller hva som måtte stå i fokus hos deg:
Ta kontakt om du ønsker DME-utvidelsen installert hos deg.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg