Veierland, 24. august 2025
Endring i lagerverdi som ikke bokføres
For en tid siden skrev jeg om en metode for å kartlegge avvik mellom endringer i lagerverdi og bokføringen i balansen: MerLageravstemming.htm. Og hvordan realisasjonsjournalene kan brukes til å identifisere hvor og når det har gått galt. Det er alltid et godt utgangspunkt til å finne ut hvorfor det har gått galt.
Denne måneden har jeg jobbet med lageravstemming hos en annen kunde og metoden viste seg å være effektiv. Men den forklarte ikke alle avvik.
Nå har jeg lenge hatt mistanke om at det kan være endringer i lagerverdien (i logistikken) som ikke fører til noen bokføring – selv om det er valgt i Bokføringstilfeller.
Jeg skrev en prosedyre som summerer opp Lagerkostnad (kr) fra produkttransaksjonene (som er realisert eller gir urealisert lagerøkning) og trakk fra Fysisk lagerverdi – og la differansen inn i kolonnen Fri3 på Vareparti-tabellen. Og så summeres dette avviket opp i Fri3 på lagersaldo. Deretter år/måned fra den siste produkttransaksjon med annen Kostpris (kr) enn på vareparti, inn i Opplysning3 (på vareparti). Her er det viktig å ta høyde for antallsomregning, men det er for spesielt interesserte.
Og det var avvik, ikke bare i kostpris:
º Enkelte transaksjoner som kommer fra vareretur fra kunde, som enda ikke er kreditert – dukker ikke opp som Urealisert lagerøkning og dermed heller ikke i Fysisk beholdning. Dermed blir Fysisk lagerverdi også null. Dette er antagelig det minste problemet, siden det ser ut som om dette rettes ved kreditering. Men man må være forsiktig med å bruke produkttransaksjonene for å dokumentere verdien av den Urealiserte lagerøkningen.
º På et knippe gamle innkjøp var Trans.status ikke merket med Avventer realisering, til tross for at Fakt/real. var null både på Ordrelinje og Reservasjon. Dermed tas Lagerbevegelsen med både i Realiser beholdning og Urealisert lagerøkning. Den kommer altså to ganger i Fysisk beholdning. Og siden Fysisk lagerverdi er Fysisk beholdning x Kostpris (kr) trenger man ikke noen doktorgrad for å forstå at det blir feil. Dette må korrigeres med import-rutinen eller direkte i databasen og må gjøres med nennsomhet av en som har svært god forståelse av tabellstrukturen og prosessene i VBus.
º På enkelte innkjøp blir Kostpris (kr) på varepartiet satt lik ordrelinjens Pris etter rabatt (kr) i stedet for Kostpris (kr) – altså uten frakt- og kostprispåslag – ved varemottak. Dette rettes opp ved fakturamottak, men man må være forsiktig med å bruke produkttransaksjonene for å dokumentere verdien av den Urealiserte lagerøkningen, siden Fysisk lagerverdi ikke stemmer med Lagerkostnad (kr).
º Enkelte allokerte salgstransaksjoner, hvor Trans.status er merket med Midlertidige kostnader, har Kostpris (kr) satt lik innkjøpsordrelinjens Pris etter rabatt (kr), til tross for at både innkjøpsordrelinjen og vareparti har rett kostpris. Dette retter seg ved fakturamottaket. Det ser vi fordi her er det installert utvidet logging.
º En god del avgangstransaksjoner (som ikke er merket med Midlertidige Kostnader) har en annen Kostpris (kr) enn partiets Kostpris (kr), selv om de fleste av partiets transaksjoner har rett kostpris. Dette er en type avvik som ikke fanges opp av avvik på realisasjonsjournalene, men det fører til at endringen i lagerverdi på partiet ikke er det samme som Lagerkostnad (kr) og endringen i balanseverdien.
º Noen av partiene har flere inngangstransaksjoner (tilgang) med ulik kostpris, som kan føre til opp- eller nedskriving av beholdningsverdien som partiet hadde før den siste inngangstransaksjonen.
Et eksempel:
Her er det både to vareinnganger (eller tilgang som er begrepet som VBus bruker) på samme parti med ulik kostpris og én avgang med kostpris som er forskjellig fra begge inngangene. Bortsett fra den siste salgstransaksjonen som er fra september i fjor, er alle de andre transaksjonene svært gamle. Og feilene som har oppstått på dette partiet er for så vidt ubetydelige, men de fungerer godt som illustrasjon på noe som vel så gjerne kan skje (og skjer) på partier med langt høyere kostpris. Det vil si; to innganger på samme parti med ulik kostpris har ikke forekommet hos denne kunden siden juni 2022, så her fungerer de siste VBus-versjonene bedre enn tidligere. Men avgangstransaksjoner (salg, vareforbruk i produksjon og lagerkorrigeringer) med annen kostpris enn på parti, ser vi mange av også i år. Så om partiet har en kostpris på 100 og du har en salgstransaksjon som av en eller annen grunn får kostpris på 90 med 10 i antall, så reduseres lagerverdien i logistikken med 1000 og balansen med 900. Så får du altså et avvik mellom logistikk og regnskap på 100 som ikke kan forklares med transaksjoner, siden både produkttransaksjon og hovedbokstransaksjon viser 900, selv om partiets lagerverdi reduseres med 1000.
Her er et eksempel fra i år hvor avviket er større:
Om du skulle være i tvil: Disse avvikene er ikke et resultat av ukloke valg i behandlingsmåte, som Beregn kostnad ut fra ordrelinjens kostpris.
Omfanget av slike avvik er ikke lett å få øye på, uten en prosedyre som beregner dem. Feilen er ikke til å kimse av; bare hittil i august:
Feilen i forhold til Realisert lagerverdi er på 61.904,16. Felles for alle avvikene som har oppstått i august, er at de vil bli reversert ved fakturamottak, hvilket for så vidt er betryggende – i det lange løp. Men den som vil avstemme balansen mot logistikken, får en differanse både når avviket oppstår og på nytt når det reverseres. Så om du ved månedsskifte har partier med Urealisert lagerøkning som har denne type feil, så vil det være feil enten i balansen eller i logistikken eller som her; begge steder. Men enten det er feil i balansen, logistikken eller begge steder – så er feilene slik at balansen viser høyere verdi enn logistikken. Jeg har alltid sagt at det ikke er nødvendig å gjennomføre fakturamottak før periodeslutt, men deg kan være hensiktsmessig.
For ordens skyld: Bildene er gjengitt med tillatelse.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no\VBus\blogg