Oslo, 31. august 2019

VBus, versjon 14

I dag skriver jeg om bokføring av produksjonsordre.

VBus er ikke noe MPS-system og «produksjon» i VBus er helt enkel montering. Det er ingen kapasitets­beskrankninger og produksjons­tiden er helt uavhengig av volum. Det er allikevel mange som klarer seg fint med den funksjonaliteten som ligger i VBus. Eksempelet som jeg bruker her, er fra demo-dataene som brukes på kurs og sertifiseringer hos Visma. Gi beskjed om du vil ha dem, de er nyttige hvis du skal sette opp dette på egen hånd.

Oppsett av produksjonsstrukturen

Produktet som produseres er en tralle bestående av en ramme og fire hjul, samt arbeid med montering og lakkering. Produksjonstiden er tre dager (lakken må herde) og arbeidet er to timer uavhengig av hvor mange traller som produseres (det er rensing av pensler som tar tid).

Oppsettet er slik:

Strukturhodet (det vi produserer) er altså lagerhåndert og i tillegg til behandlingsmåten som er vist over så er det (under fanen Etterbeh.) krysset av for Bokfør midlertidig lagerverdi (av strukturhodet). Kryssene i dialogen behandlingsmåte trenger forklaring. Det som står helt til venstre gjelder strukturhodet. Det som står ved siden, er overstyring av strukturlinjene. Når det er krysset av for at struktur­linjene er Råvare, så er det ikke nødvendig å angi dette på strukturlinjene. Denne egenskapen er overstyrt fra strukturhodet. Det samme gjelder at Kostnader ved produksjon (på strukturlinjene) skal Akkumuleres opp i strukturhodet. For at dette skal bli rett må det i bedriftsopplysningene (i Ordrebehandling) krysses av for Beregn gjennomsn. kostpris på ordrelinje.

Når det gjelder TIMER så skal det behandles noe annerledes enn de andre to produktene som inngår som vare­forbruk i produksjonen. Her benyttes en overstyrt beskrivelse og i behandlingsmåte er det krysset av for at TIMER Unntas lager­håndtering, Unntas fra generering av innkjøpsordre (under fanen Restriksjoner) og at det er Fast antall (uavhengig av antallet i strukturhodet).

Avgifts- og bokføringsopplysningene

I versjon 8 ble det introdusert et nytt regime for bokføring. Dette er beskrevet i vedlegg til releasenotes både til versjon 8 og 9, og anbefales lest. Det som gjelder produksjon, er satt opp slik:

 

Dette skal leses slik:

·        Innkjøp av råvarer til lager bokføres inn på konto 1410 [Råvarer].

·        Når råvarer ferdigmeldes som vareforbruk i produksjon bokføre lagerverdien ut av (til kredit) konto 1410 og inn (til debet) på konto 1420 [Varer under tilvirkning] – se Produkt i arbeid.

·        Når arbeid ferdigmeldes som «vareforbruk» i produksjon så føres kostnaden ut av (til kredit 4440 [Aktivert ved produksjon] og inn (til debet) på konto 1420. Se Produksjons kost differanse. Det er altså på denne handlingen som påvirker resultat som en verdiøkning av varelager.

·        Når det som blir produsert blir ferdigmeldt bokføres verdien ut av (til kredit) konto 1420 og inn på (til debet) konto 1430 [Egenproduserte varer, venter realisering] – se midlertidig lagerkostnad produksjon.

·        Når produksjonen blir realisert føres verdien ut av (til kredit) 1430 og inn (til debet) på konto 1440 [Ferdige egenproduserte varer (realisert)] – se Produksjonslager. Rent teknisk skjer det en reversering av bokføringen fra ferdigmeldingen (verdien flyttes tilbake til 1420 og så videre med det samme til 1440).

På denne måte flytter vi lagerverdiene slik 1410 à 1420 à 1430 à 1440 ved følgende hendelser (hver hendelse representert med en pil):

1.      Ferdigmelding av vareforbruk i produksjon

2.      Ferdigmelding av det som er produsert

3.      Realisering av produksjon

Legg merke til at det ikke er nødvendig å benytte eget kontosett for produksjon med det nye bokføringsregimet.

I bokføringstilfeller er det nærmest helgardert:

Selve produksjonsordren

Når man registrerer en produksjonsordre og legger inn et antall på ordrelinjen med strukturhodet, ekspanderes strukturen med rett antall på strukturlinjene. Strukturlinjene har TransType=5 [Vareforbruk], mens strukturhodet har TransType=7 [Produksjon]:

Datoene som VBus foreslår, er ikke helt innertier. Men heller ikke helt bak mål. Vi ser at vi ikke har noen stativ på lager, så det må kjøpes inn. Siden leverings­tiden på disse er fem dager så «bekrefter» VBus at disse er tilgjengelig for produksjonsordren om fem dager. VBus tar ikke hensyn til at både 31/8 og 1/9 er i helg, men det får så være. Hjul er på lager, så her bekrefter VBus bramfritt at disse kan leveres til produksjon med det samme og tar hensyn til helg. Det faktum at det bare er 18 tilgjengelig på lager – og at vi trenger 20 for å produsere fem traller – det er ikke VBus så opptatt av. Og ankomstdato for det som skal produseres er tre dager frem i tid regnet fra mandag. Til tross for at noe av det vi skal bruke i produksjonen først er tilgjengelig om fem dager. Så da bruker vi menyvalget Kalkuler produksjonsstart/kostnader (fra ordre hodet):  

Vi ser at vi nå har fått en fornuftig ønsket prod.start dato og dermed også ankomstdato på det som skal produseres. Selv om produksjonen er ferdig på søndag, blir ankomstdato den påfølgende mandag. Men vi må allikevel hjelpe VBus litt med datoene. Og dette er kanskje litt sært, men slik er det:

1.     Når vi ferdigmelder ordrelinjene, så får produkttransene Regnsk. år/per. fra ferdigmeldt dato. Det samme med Valuteringsdato på bilagslinjene. Riktignok med den forskjell at når det som produseres (strukturhodet) blir ferdigmeldt, så mangler bilagslinjen valuteringsdato – mens bunten har valuteringsdato fra ferdigmeldt dato.

2.     Midlertidig lagerverdi bokføres med valuteringsdato fra det som produseres – både bilag og realisasjonsjournal.

3.     Hvis vareforbruket ferdigmeldes med midlertidige kostnader (altså at vareforbruket er tatt fra varepartier med urealisert lagerøkning; at vi venter på inngående faktura for hele eller deler av vareforbruket) – og kostnadene endres i fakturamottaket (endret valutakurs, pris, rabatt, fraktpåslag eller toll) så dannes det en korreksjon til kostnader ved vareforbruket. Realisa­sjonsjournal­linjene får valuterings­dato fra ferdig­meldt dato. Regnskaps­bunten likeså. Men bilags­linjene får valuteringsdato fra Trans.dato på produkttransaksjon! Så moralen er å endre Trans.dato på vareforbrukslinjene til dato for ferdigmelding før ferdigmeldingen gjennomføres.

4.     Ved realisering av produksjonen tilbakeføres den midlertidige lagerverdien med dags dato som valuteringsdato.

5.     Bilaget som flytter produksjonsverdien fra Varer under tilvirkning til Ferdige egenproduserte varer (realisert) får forskjellige valuteringsdatoer; Ut av Varer under tilvirkning med valuteringsdato fra ferdigmelding av vareforbruket og inn på Ferdige egenproduserte varer (realisert) med valuteringsdato fra ferdigmelding av produksjonen. I verste fall med debet og kredit i hver sin periode. Og da blir bilaget ikke automatisk oppdatert, men stanser i bilagsregisteringsvinduet for manuell behandling.

 

Problemstillingen som er beskrevet i punkt 3 gjelder ikke bare vareforbruk i produksjon; den gjelder alt uttak fra lager hvor det går tid mellom registrering (Trans.dato) og ferdigmelding. Visma er varslet om dette, så får vi se om det blir rettet. En løsning er å sette opp en trigger på produktransaksjon-tabellen som setter Trans.dato lik ferdigmeldt dato på avgangstranser med midlertidige kostnader.

Problemstillingen i punkt 5 ble meldt til Visma i versjon 11.10 for 2 ½ år siden og ble «rettet» i versjon 14.00, men «feilrettingen» er ikke helt innertier. Dette er meldt på nytt.

Trinnvis ferdigmelding

Vi ser at vi ikke kan starte produksjonen før det er kjøpt inn både rammer og hjul. Så vi registrerer en innkjøpsordre for dette og ferdigmelder stativene 5. september. Vi mangler to hjul for å kunne lage 5 traller, så vi setter Trans.dato på vare­forbruks­linjene til 5. september (produksjons­start dato) og ferdigmelder 4 stativ og 16 hjul. Og 9. september ferdigmelder vi 4 ferdige traller.

Men hjulene lar vente på seg. De ankommer lager først 15. oktober. Så vi gjenopptar produksjonen denne datoen; endrer Trans.dato på vareforbrukslinjene, setter Antall til 2 på TIMER (siden den siste tralla også skal monteres og lakkeres) og ferdigmelder. Og 18. oktober ferdigmelder den siste tralla. Produktransaksjonene fra produksjonsordren ser nå slik ut:

Vi ser at vi på dette tidspunkt har feil kostpris både på det som er produsert 9. september (rett kostpris er 745,-) og det som er produsert 18. oktober (rett kostpris er 1.477,-) om de siste kostnadene til montering og lakkering bare skal fordeles på denne ene). VBus fordeler alle kostnadene til vareforbruket på alt som er produsert, så da blir rett kostpris 4.457,- delt på fem; altså 891,40. Og det er dette VBus har regnet seg frem til i siste omgang.

Men som vi ser av Trans.status så har vi midlertidige kostnader på alle stativene og to av hjulene som er ferdigmeldt 15. oktober. Så da får vi vente til vi har mottatt faktura for disse innkjøpene. Og da fakturaen kommer er prisen på hjulene ikke 51, men 60 kroner. Kostnadene øker nå fra 4.457,- til 4.475,-. Og når det skal deles på fem blir kostprisen 895,-. Produksjonsordren er nå klar for realisering og vi bruker behandlingsvalget Mottatt faktura, med hintet Realiserer de markerte innkjøpsordrer. Behandlingsvalget kunne med fordel være omtalt som Mottatt faktura/realiser produksjon. Hintet kunne i alle fall være Realiserer de markerte innkjøps-/produksjonsordrer. Vi ser nå at vi har korrekte kostpriser på det som er produsert:

 

Men realiseringen av produksjonen lager et rart bilag som ikke oppdateres automatisk:

De to første linjene er OK; det er tilbakeføring av midlertidig lagerverdi. Nøkternt sett burde andre bilagslinje ha Bilagsdato 18. oktober, men det for så være. De fire neste linjene er overføring fra 1420 til 1440, men med forskjellig valuteringsdato, til overmål i forskjellige perioder. VBus forstår åpenbart at noe er galt, og på litt hjelpeløst vis legger inn de fire samme linjene på nytt (i omvendt rekkefølge) på konto for øreavrunding. Og bilaget blir ikke oppdatert selv om det i Bokføringstilfeller er angitt automatisk oppdatering. Dette skjer bare om valuteringsdato er på forskjellige perioder. Her er det bare å slette de fire siste linjene og blanke ut valuterings­dato på bilagslinjene (bunten har rett valuterings­dato). Og så kan man samtidig rette opp bilagsdato på linje 2 til 15. oktober. Kanskje er det like greit å bruke denne bilagsdato også på første linje.

Som du ser har jeg endret teksten på bilagslinjene slik at det blir lettere å forstå bokføringen. Bilagene fra produksjonsordren har blitt slik:

Valuteringsdato som er skrevet med dyp blå skrift er hentet fra bunten og det er denne som benyttes om det ikke er angitt valuteringsdato på bilagslinjen. Alle bunter har Opprinnelse=16 [Bokføring av kostnader] bortsett fra bilagsjournal 900 (bunt 4) som har Opprinnelse=40 [Korreksjon av kostnader]. Personlig skulle jeg ønske at bokføring og tilbakeføring av midlertidige kostnader hadde egne opprinnelser, men slik er det ikke.

I hovedboka blir det slik:

Når hele produksjonsordren (både vareforbruket og det som er produsert) er ferdigmeldt står den foreløpige verdien på konto 1430, resten ståer igjen på 1420 inntil produksjonen blir realisert, hvor verdien flyttes til 1440 sammen med den foreløpige produksjonsverdien. I dette eksempelet er avviket ganske stort fordi

·       Da ordren ble registrert første gang hentet VBus kostpris fra gjennomsnittlig kostpris på lagersaldo (det som tidligere ble omtalt som FIFO-pris) og VBus regnet seg frem til en kostpris for trallene som skulle produseres til 690 kroner pr. tralle, men da vareforbruket for de første fire stativene ble ferdigmeldt, ble disse hentet fra parti #8 som hadde 5 kroner høyere kostpris (enn gj.sn. på lagersaldo). Kostprisen på trallene ble derfor oppjustert til 695 kroner. Men så ble hele arbeidet ferdigmeldt og VBus henfører 200 av de 1.000 til den siste tralla. Dermed overføres det 200 kroner mindre til 1430 enn det som står på konto 1420.

·       Da vareforbruket til den siste tralla blir ferdigmeldt kommer det 1.000 ekstra til arbeid. De samlede kostnadene er nå blitt 4.457 som VBus fordeler på fem traller og beregner ny kostpris til 891,40 og det er dette beløpet som overføres til konto 1430. Kostnadene ved den siste tralla er 1.477 så differansen på 585,60 blir stående igjen på 1420.

·       De 18 som er korrigerte kostnader på to hjul posteres på 1420 og er aldri innom 1430.

Rett før produksjonen realiseres står det altså 2.780+891,40=3.671,40 på konto 1430. Dette finner vi igjen i lagerbeholdningen som partiene 25 og 24. Og så står det 200+585,60+18=803,60 kroner igjen på konto 1420. Disse finner vi hverken på lagersaldo eller noe vareparti, men vi kan spore de opp i produkt­transaksjonene.

Det er når produksjonen realiseres at lagerverdien øker med 803,30. Dette finner vi igjen i realisasjonsjournalene som er en liten juvel. Slik er de for produksjons­ordren:

Realisasjonsjournalene er broen mellom logistikk og regnskap. Her kan vi fotfølge bilagsjournal for bilagsjournal og se hvilke produkttransaksjoner som er kilden til bilaget i regnskapet. Lagerbevegelse og Lagerverdi er slik det ser ut i logistikken, mens bokført verdi er slik det ser ut i regnskapet. Riktignok dukker det opp en «lagerbevegelse» fra TIMER som ikke er lagerhåndtert, men vi får se gjennom fingrene med det akkurat her. Realisasjonsjournal 1796 (Bilagsjournal 901) er kanskje den vanskeligste å forstå. Det som kommer fra Ordrejournal 2044 gjelder de fire første trallene som ble ferdigmeldt 9. september. Vi kjenner igjen -2.780 som tilbakeføringen av midlertidig lagerverdi av de første fire (med opprinnelig kostpris på 695) og 3.580 bokføring av produksjonsverdien (med endelig kostpris på 895). Og endringen i lagerverdi i logistikken er fire ganger endringen i kostpris (895-695)x4=800.

Tilsvarende på Ordrejournal 2041, kjenner vi igjen tilbakeføring av midlertidig lagerverdi på 891,40 og 895 som bokføring av produksjonsverdien. Endringen i lagerverdi ved realisering av dette partiet (#24) er en femtedel av de 18 som er korrigerte kostnader på de to hjulene. Vi kunne nok ha ønsket oss at Journal-datoen for endring av dette partiet var 18. oktober, men slik er det nå i denne versjonen av VBus.

Komplette realisasjonsjournaler får du bare om det bokføres midlertidige lagerverdier for kjøp, produksjon og salg. Ulempen med bokføring av midlertidige lagerverdier er at du ikke kan trekke tilbake det som er ferdigmeldt. Akkurat dette er ikke så stort problem ved produksjon, men for kjøp og salg er denne begrensningen en showstopper for alle kunder jeg har jobbet med. Jeg har forsøkt å overbevise Visma om at det må åpnes for å trekke tilbake det som er ferdigmeldt, men her har jeg argumentert for døve ører. Svaret jeg får er at dette må trekkes tilbake på separat linje(r), men da må bruken finne ut hvilke(t) parti(er) som er berørt og når jeg beskriver den nødvendige prosedyren ute hos kunder som skal gjøre dette, så sier de alle som én at dette kommer ingen hos oss til å klare. På den andre siden; Visma gjør det mange ber om. Så om du tenker at komplette realisasjonsjournaler er noe alle fortjener, så er det bare å be forhandleren din foreslå dette for Visma. Jo flere som mener det er klokt, jo større er sannsynligheten for at Visma implementerer det.

 

 

Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg 

 

 

 

Frode Antun

Løsningsrådgiver

m: + 47 911 46 751

e: frode.antun@amesto.no

a: Smeltedigelen 1, 0195 Oslo

w: amestosolutions.no