Oslo, 3. søndag i advent 2021

SAF-T

Jeg skrev forrige søndag at jeg i dag skulle skrive noe (fortrinnsvis velformulert) om rullerende lagertelling, men det får bli neste søndag. For denne uka har gitt meg en bratt læringskurve som jeg vil dele med dere. Hvis dere kan bære over med meg.

Jeg har skrevet om det tidligere; SAF-T – men nå gjør jeg det igjen. Sukk hjerte, men brist ikke.

På 80-tallet (og da mener jeg 1980-tallet; for et par generasjoner siden) jobbet jeg i Pay & Brinck Motor som solgte skipsdieselmotorer fra Caterpillar. Dette var et datterselskap av Pay & Brinck, som var et datterselskap av Dyno Industrier som var et datterselskap av Norsk Hydro; da Norsk Hydro ble børsintrodusert på børsen i New York. Det gikk det ut befaling, ikke fra keiser Augustus, men fra hans stattholder i Hydro; at alle hans døtre måtte føre sine bøker i henhold til US-GAAP (US Generally Accepted Accounting Principles). Dette var (og sikkert fremdeles er) beskrevet i to bind – hvert av dem omtrent dobbelt så omfattende rent tekstmessig som Bibelen, men jeg kan love at Bibelen er lettere å lese/forstå enn US-GAAP. Stattholderen hadde ikke fått med seg at Hydro hadde anledning til å forholde seg til et subsett av US-GAAP – så alle fikk klar melding at nå er det US-GAAP som gjelder. Jeg husker at jeg leste om accounting for deferred taxes & pension plans, så begge øynene ble store og våte. Helt unyttig var det ikke. Med regnskapsreformen i 1992 kom krav om bokføring av utsatt skatt og pensjonsforpliktelser. Det hender i blant, at det vi opplever som pest & plage, viser seg å være nyttig i det lange løp.

Myndighetene har befalt at om (når) de ønsker å gjennomføre et bokettersyn, så skal vi ikke lenger stille til rådighet en egnet kontorplass med full tilgang til regnskapsarkivene. Vi skal ganske enkelt sende dem all informasjon de er interessert i. Og i motsetning til tidligere – hvor de kom på besøk; ba først om det ene og så det andre – og fortatte med nebbete spørsmål om detaljer; så har myndighetene nå på forhånd gitt beskjed om hva de er interessert i. Og gitt beskjed om at dette vil de ha i en standardisert rapport; Standard Audit File – Tax. Eller SAF-T om du vil. For så vidt veldig praktisk. For det gir oss mulighet til å forberede oss til et bokettersyn på forhånd. På 1990-tallet jobbet jeg i NKL, som på den tiden var Norges 4. største konsern regnet i omsetning. Og vi hadde bokettersyn på ulike deler av virksomheten hvert år. Det la beslag på mange nøkkelpersoner som måtte redegjøre for mangt. Siste gang vi hadde bokettersyn (mens jeg jobbet der) var det fra sentralskattekontoret for store foretak (eller hva det nå het). Jeg husker jeg tok med alle rapportene fra tidligere bokettersyn og kom med en mild anmodning om at de kanskje kunne kontrollere noe de ikke hadde kontrollert tidligere. Det var nokså effektivt, for de brukte mer tid på å granske tidligere bokettersynsrapporter enn å plage oss med nye spørsmål. Dette trenger du ikke bekymre deg for lenger. Du trenger ikke tenke på at de trenger kontorplass en gang. Det eneste de ber om er SAF-T. Du får tre uker på deg. Det er mer enn nok, for om du har orden i bøkene – og har en kurant versjon av VBus – trenger du ikke å bruke mye tid å sende den til dem.

Kravet til å kunne sende inn en SAF-T gjelder for regnskapsperioder som starter 1. januar 2020 eller senere. I versjon 13 dukket det opp en tabell med navnet Standardkonto og et menyvalg på tabellen Hovedbokskonto som het (og fremdeles heter) – nokså misvisende; Angi standardkonto. Med dette valget sjekker VBus for hver konto om det finnes en standardkonto med samme nummer eller i nærheten. Dersom det finnes en standardkonto med samme nummer som hovedbokskonto, så rapporterte VBus at her var det eksakt match. Men er det det? Dersom du har en konto 3081 som du bruker til Rabatt/salgsinntektsreduksjon, middels sats så gir VBus deg melding om at du har Eksakt match til SAF-T konto 3081 som riktignok er Kontantrabatt, avgiftspliktig salg, høy sats. Helt eksakt match er det egentlig ikke – i alle fall om man ser på hva kontoen brukes til. Og det er for så vidt øvelsens hensikt…

Jeg ble bedt, av en kunde, om å sjekke om at har rett oppsett for mva i 2022. Kontoplanen var sjekket tidligere, så det var ingen grunn til å tro at det var noen feil der. Jeg sjekket bare mva-konti (i kontogruppe 27) – og ble skremt. Så jeg gikk hjem til min egen VBus lekekasse; opprettet et nytt selskap, takket ja til import av standard bedriftsdata (som inkluderer hovedbokskonti), konstaterte at kolonnen SAF-T kontonr var blank og kjørte menyvalget Angi standardkonto. Så sjekket jeg konti i gruppe 27. Av 19 konti er det feil SAF-T kontonr på ni av dem. Syv av disse har 1 [Eksakt match] i Standardkonto status. Det synes jeg er skremmende.

Vi og Visma har forsøkt å formidle at det er viktig at regnskapsansvarlig kontrollerer at SAF-T kontonr er rett. Men jeg er usikker på om budskapet har gått helt hjem. For jeg tror at mange har oppfattet Eksakt match som en bekreftelse på at SAF-T kode er korrekt. Jeg er også – og nå må alle mine bransjekollegaer tilgi meg – redd for at mange regnskapsansvarlige har bedt sin Visma-forhandler om å «klargjøre virksomheten for SAF-T». Og at også mange her, har gått i denne fellen. Det er bare den som er regskapsansvarlig for en virksomhet som vet hva hver enkelt konto benyttes til. Og som kan ta stilling til hva som er rett.

SAF-T kontoplanen er mer detaljert enn den kontoplanen du får om du oppretter et nytt selskap i VBus og takker JA til import av standard bedriftsdata. Vi kan ta et trivielt eksempel. Mange bruker kontonr 1230 til Biler. Noen bruker 1239 til Akkumulerte avskrivninger av biler. Angi standardkonto gir Eksakt match på begge konti. Men SAF-T kontonr 1230 betyr Personbiler/stasjonsvogner og 1239 skal brukes til Varebiler med nullutslipp. Varebiler, lastebiler og busser skal føres på egne SAF-T konti. Og denne lista er lang; SAF-T kontoplanen er langt mer detaljert (746 konti) enn den «standard» kontoplan som VBus gir (334 konti) ved import av standard bedriftsdata. Og det som ikke er like trivelig; Angi standardkonto gir feil SAF-T med «Eksakt match» på ubehagelig mange konti.

På mange kontogrupper skal det skilles mellom høy, middels og lav sats – i tillegg til avgiftsfritt. Inntekter skal i tillegg splittes på handelsvarer (3000), egentilvirkede (3010) varer og tjenester (3020) – her med koder for høy sats. Rabatter skal splittes på kontantrabatt (3081), kvantumsrabatt (3084) og annet (3087) – i tillegg til sats. Avgiftsfrie inntekter skal splittes på innenlands og utførsel – samt på fakturert og opptjent, ikke fakturert. Nå er det vel slik at mange bare har salg av varer og tjenester med høy sats. Og at alt som er avgiftsfritt er eksport (utførsel). Da er det selvfølgelig ikke behov for å legge opp nye konti, men om du driver i dagligvarebransjen eller en liten kiosk – så kan det tenkes at regnskapsføreren har en jobb foran seg. Skillet mellom kvantumsrabatt og andre rabatter blir en utfordring; dette er det ikke støtte for i VBus. Nå er det ikke mange som har antallsstyrte priser, men allikevel. Her er det vanskelig å følge rammeverket helt til punkt og prikke.

I kontoklasse 4 er det mye av det samme som for klasse 3. I klasse 5 skal jeg være forsiktig med å hevde noe, for om lønn vet jeg bare hvorfor jeg får den – hvordan det skjer har jeg ingen idé om.

I kontoklasse 6 er det lagt opp til mer detaljert rapportering; f.eks. at det skal skilles mellom revisjonshonorar, annen bistand fra revisor, regnskapshonorar, annen bistand fra regnskapsfører og for bistand fra andre enn disse to skal det skilles mellom økonomisk, juridisk, data og annen bistand. Og på kommunikasjon skal det skilles mellom fast telefon (6900), mobil (6903), data (6907) og annen (6909). Litt kuriøst er skillet mellom lys (6340) og varme (6345). Akkurat nå trenger vi mye av begge.

På finanskonti er skal inntekt fra andre selskap og finansielle instrumenter rapporteres nokså detaljert. Renteinntekter skal splittes på bank (8050), kunde (8055) og andre (8059). Rentekostnader skal splittes på bank (8150), kassekreditt (8154), leverandørgjeld (8155) og annet (8159).

Jeg har satt opp en oversikt over konti det kan være aktuelt å splitte opp.

Jeg har opprettet et selskap i versjon 16.01 av VBus, takket JA til import av standard bedriftsdata, benyttet menyvalget Angi standardkonto og sjekket resultatet. Jeg fikk feil forslag, de fleste med Standardkonto status satt til Eksakt match, på en rekke konti. Jeg anbefaler alle regnskapsansvarlige å kontrollere SAF-T kodene som er satt – og spesielt disse (hvor jeg har lagt inn rett rett SAF-T kode):

Konto	Navn	SAF-T	Beskrivelse
1390	Andre fordringer	1399	Andre fordringer
1901	Differanse	1909	Kassedifferanse
1910	Bank	1920	Bankinnskudd
2140	Avsetn. garanti-/serviceforpl.	2180	Andre avsetninger for forpliktelser
2320	Sertifikatlån	2390	Annen gjeld til kredittinstitusjon (2320 er Obligasjonslån)
2340	Andre valutalån	2390	Annen gjeld til kredittinstitusjon
2540	Forhåndsskatt	2599	Annen skyldig skatt
2702	Utgående MVA tjenester utland	2704	Utgående merverdiavgift ved kjøp av tjenester fra utlandet
2704	Utgående MVA omvendt avgiftsplikt innland	2707	Utgående merverdiavgift - innenlands kjøp av varer og tjenester med omvendt avgiftsplikt, høy sats
2705	Utgående MVA - 11,11% særsats for råfisk	2702	Utgående merverdiavgift, middels sats, råfisk mv
2706	Utgående MVA ved kjøp av tjenester i utlandet lav sats	2709	Utgående merverdiavgift ved kjøp av tjenester fra utlandet, lav sats
2708	Utgående innførsels MVA høy sats	2705	Utgående merverdiavgift - innførsel av varer, høy sats
2709	Utgående innførsels MVA middels sats	2706	Utgående merverdiavgift - innførsel av varer, middels sats
2714	Inngående innførsels-MVA høy sats	2715	Inngående merverdiavgift - innførsel av varer, høy sats
2715	Inngående innførsels-MVA middels sats	2716	Inngående merverdiavgift - innførsel av varer, middels sats
2970	Uopptjent inntekt	2965	Forskuddsbetalt inntekt
2990	Annen kortsiktig gjeld	2999	Annen kortsiktig gjeld
3080	Rabatt/salgsinntektsreduksjon, avg.pl.	3087	Annen salgsinntektsreduksjon, avgiftspliktig salg, høy sats
3081	Rabatt/salgsinntektsreduksjon, mid. sats	3088	Annen salgsinntektsreduksjon, avgiftspliktig salg, middels sats
3180	Rabatt/salgsinntektsreduksjon, avg.frie	3188	Annen salgsinntektsreduksjon, innenlands, avgiftsfritt
3280	Rab. og annen salgsinnt.red. u/avg.omr.	3289	Annen salgsinntektsreduksjon, unntatt avgiftsplikt
3700	Provisjonsinntekter	3705	Provisjonsinntekt, avgiftsfri
3710	Provisjonsinntekter avg.pliktig	3700	Provisjonsinntekt, avgiftspliktig
3800	Gevinst avgang driftsmidler avg.pliktig	3880	Gevinst ved avgang av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler
4010	Innkjøp kioskvarer	4030	Innkjøp av råvarer og halvfabrikata, middels sats
5300	Tantieme	5330	Godtgjørelse til styremedlemmer
5710	Off.tilskudd vedr arb.kraft	5750	Annet lønnstilskudd
6390	Annen kostnad lokaler	6399	Annen kostnad lokaler
6550	Driftsmateriale	6560	Rekvisita
7190	Annen kostnadsgodtgjørelse	7199	Annen kostnadsgodtgjørelse
7790	Annen kostnad	7798	Annen kostnad, fradragsberettiget
7799	Avrundingskonto	7798	Annen kostnad, fradragsberettiget
7800	Tap ved avgang anleggsmidler	7880	Tap ved avgang anleggsmidler
8070	Annen finansinntekt	8079	Annen finansinntekt
8170	Annen finanskostnad	8179	Annen finanskostnad

Merk at det i versjon 16.10 kommer nye SAF-T kontonr. Du kan laste ned Standard_account_16.10.txt og importere denne til VBsys hos deg, selv om du ikke har oppgradert til versjon 16.10. Det er ingen modell-endringer siden tabellen dukket opp i versjon 13.

Det er vanskelig å gjennomføre denne kontrollen, fordi man ikke kan hente inn navnet fra Standardkonto til tabellen Hovedbokskonto. Årsaken er at Standardkonto ligger i VBys og i VBus er det ikke mulig å koble mellom en tabell i firmadatabasen og en i systemdatabasen. Så for å kunne se i VBus et bilde som i tabellen over, har jeg laget en liten DME-utvidelse med et view til Standardkonto i VBsys. Det vil jeg på det sterkeste anbefale til alle som skal kontrollere om SAF-T kontonr er korrekt. Be forhandleren din om å sette opp dette for deg; det er ikke akkurat rocket science. Det ble ikke tid til å få dette inn i standard på versjon 16.10 – den er allerede bygget og blir publisert i løpet av uka som kommer, om det ikke dukker opp en last minute show stopper. På den annen side; DME-utvidelsen kan installeres på alle versjoner fra og med 13. Dette kommer kanskje som standard i versjon 17, som forventes omkring St. Hans neste år.

Det er lett å tenke tanken at man kan bytte kontonr på Hovedbokskonto slik at den sammenfaller med SAF-T kontonr. F.eks. at kontonr 2702 byttes til 2704. Fortrinnsvis etter at 2704 har fått nytt nr 2705. Og det etter at 2705 har fått nytt nr. 2702. Men dette gir et «umulig» rekkefølgeproblem. Dette må i tilfelle løses med å «parkere» én av de berørte konti, på et ledig nummer mens man bytter nr på de andre. For hvis du bytter nr til en konto som allerede finnes, slås de sammen. Og det uten angremulighet. Det som er klønete er at du ikke får advarsel om det på forhånd, bare en vennlig påminnelse om at du må regenerere regnskapssaldoene siden du har slått sammen konti. Så ta backup av databasen først – og sørg for at ingen andre er pålogget VBus når du gjør det. Og om du har integrasjoner med andre applikasjoner (enn slike som synkroniseres med MDM) så må du sjekke om integrasjonen har tatt høyde for å bytte nr. på Hovedbokskonto.

Før du starter på dette arbeidet bør du sjekke med din revisor (eller andre fagfolk på området) om du faktisk må bruke 4-sifret SAF-T kontonr. For om du velger 2-sifret, så blir alt så meget enklere. De er slik:

SAF-T	Navn	Navn2
10	Immaterielle eiendeler o.l.	Intangible assets etc
11	Tomter, bygninger og annen fast eiendom	Land, buildings and other real property
12	Transportmidler, inventar, maskiner o.l.	Means of transport, fixtures and fittings, machinery etc.
13	Finansielle anleggsmidler	Financial fixed assets
14	Varelager og forskudd til leverandører	Inventory (stocks) and prepayments to suppliers
15	Kortsiktige fordringer	Short-term receivables
16	Merverdiavgift, opptjente offentlige tilskudd o.l.	VAT (value-added tax), earned public grants etc.
17	Forskuddsbetalt kostnad, påløpt inntekt o.l.	Prepaid expenses, accrued income etc.
18	Kortsiktige finansinvesteringer	Short-term financial investments
19	Kontanter, bankinnskudd o.l.	Cash in hand, bank deposits etc.
20	Egenkapital AS/ASA / Egenkapital andre foretak (inkl. samvirkeforetak)	Equity, limited liability companies / Equity, other enterprises (including cooperative societies)
21	Avsetning for forpliktelser	Provisions for liabilities and charges
22	Annen langsiktig gjeld	Other long-term liabilities
23	Kortsiktige konvertible lån, obligasjonslån og gjeld til kredittinstitusjoner	Short-term convertible loans, bond loans and liabilities to financial institutions
24	Leverandørgjeld	Trade creditors
25	Betalbar skatt	Tax payable
26	Skattetrekk og andre trekk	Tax withholding and other deductions
27	Skyldige offentlige avgifter	Public duties payable
28	Utbytte	Dividends
29	Annen kortsiktig gjeld	Other current liabilities
30	Salgsinntekt, avgiftspliktig	Sales revenue, subject to VAT
31	Salgsinntekt, avgiftsfri	Sales revenue, not subject to VAT
32	Salgsinntekt, unntatt avgiftsplikt	Sales revenue, outside of VAT area
33	Offentlig avgift vedrørende omsetning	Government fees and taxes related to sales
34	Offentlig tilskudd/refusjon	Public grants/refunds
35	Uopptjent inntekt	Unearned income
36	Leieinntekt	Rental income
37	Provisjonsinntekt	Commission income
38	Gevinst ved avgang av anleggsmidler (konto 380-384 samt 388-389). Verdiendring (konto 385-389).	Profit on the sale of fixed assets (accounts 380-384 and 388-389). Change in value (accounts 385-389).
39	Annen driftsrelatert inntekt	Other operational income
40	Forbruk av råvarer og innkjøpte halvfabrikata	Consumption of raw materials and semi-manufactures
41	Forbruk av varer under tilvirkning	Consumption of work in progress
42	Forbruk av ferdig tilvirkede varer	Consumption of finished manufactured goods
43	Forbruk av innkjøpte varer for videresalg	Consumption of goods purchased for resale
45	Fremmedytelse og underentreprise	External services and subcontracts
46	Annen varekostnad	Other consumption of goods
49	Annen periodisering	Other accruals
50	Lønn til ansatte	Wages and salaries to employees
52	Fordel i arbeidsforhold	Benefit of employment
53	Annen opplysningspliktig godtgjørelse	Other reportable remuneration
54	Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad	Employers’ national insurance contributions and pension costs
55	Annen kostnadsgodtgjørelse	Other expense allowances
56	Arbeidsgodtgjørelse til eiere o.l.	Labour remuneration to owners etc.
57	Offentlig tilskudd vedrørende arbeidskraft	Public work grant
58	Offentlig refusjon vedrørende arbeidskraft	Public refunds related to labour
59	Annen personalkostnad	Other personnel costs
60	Av- og nedskrivning	Depreciation and write-downs
61	Frakt og transportkostnad vedrørende salg	Freight and transport costs related to sales
62	Energi, brensel og vann vedrørende produksjon	Energy, fuel and water related to production
63	Kostnad lokaler	Costs related to premises
64	Leie maskiner, inventar, o.l.	Rental of machinery, fixtures, fittings etc.
65	Verktøy, inventar og driftsmateriale som ikke skal aktiveres	Tools, fixtures, fittings and operating materials that are not to be capitalised
66	Reparasjon og vedlikehold	Repair and maintenance
67	Fremmed tjeneste	External services
68	Kontorkostnad, trykksak o.l.	Office costs, printed matter etc.
69	Telefon og porto o.l.	Telephone and postage etc.
70	Kostnad transportmidler	Costs related to means of transport
71	Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil, o.l.	Costs and allowances for travel, subsistence, car etc.
72	Provisjonskostnad	Commission charges
73	Salgs-, reklame- og representasjonskostnader	Selling-, advertising- and entertainment expenses
74	Kontingent og gave	Membership dues and gifts
75	Forsikringspremie, garanti- og servicekostnad	Insurance premiums, guarantee and service costs
76	Lisens- og patentkostnad	Licence- and patent costs
77	Annen kostnad	Other expenses
78	Tap o.l.	Losses etc.
79	Periodiseringskonto	Accruals account
80	Finansinntekt	Financial income
81	Finanskostnad	Financial expenses
83	Skattekostnad på ordinært resultat	Tax on ordinary result
84	Ekstraordinær inntekt	Extraordinary income
85	Ekstraordinær kostnad	Extraordinary expenses
86	Skattekostnad på ekstraordinært resultat	Tax on  extraordinary result
88	Årsresultat	Net profit or loss for the year
89	Overføringer og disponeringer	Transfers and allocations

Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg

frode@antun.no