3. mai 2020
Strukturer
I Visma Business (VBus) kan vi sette opp produkter som består av flere andre produkter. Dette kan være fordi vi skal selge en pakke som består av en rekke andre produkter, f.eks. en fruktkurv, et golfsett eller et service-kit:
Alle bilder er gjengitt uten tillatelse.
Hensikten kan både være å gjøre det enkelt å selge varer som passer sammen (f.eks. i et service-kit for en bestemt serie av motorer) eller ganske enkelt fordi det er en mye brukt kombinasjon av varer. I VBus vil vi sette dette opp som en struktur hvor strukturhodet er det produktet som representerer pakken, mens strukturlinjene er innholdet, f.eks. slik:
Hensikten med «Overstyrt beskrivelse» er at på ordrelinjer så kommer denne i stedet for produktets vanlige beskrivelse. Antall pr. struktur er hvor mange av den enkelte strukturlinje det inngår i hver enkelt struktur. Legg merke til at på strukturlinjene kan man velge font.
For å få strukturlinjene med på ordren, må vi angi at produktet er et strukturhode som skal ekspanderes ved salg:
Det kan være praktisk å angi at det skal plukkes samme brøkdel av strukturlinjene. La oss si at vi har 25 håndklær tilgjengelig på lager og det skal skrives ut en plukkliste på en ordre med 10 startpakker, så kan vi altså bare levere 6 komplette pakker. Da vil plukklista ha med seg 6 av de fleste køllene (12 Titleist siden det er 2 pr. startpakke), 6 bagger og 24 håndklær.
Når det registreres en ordrelinje med 10 stk av produktnr 5900, så kan ordren bli slik:
Kolonnene Antall pr. str., Struktunivå og Strukturhode linjenr. brukes til å holde ordren på antall på hver enkelt ordrelinje. Dermed kan vi endre antall på strukturhodet og antall på strukturlinjene endres tilsvarende.
For å unngå at ordren blir feil om bruker ved en inkurie legger inn pris eller kostpris på selve strukturlinjen, må vi i behandlingsmåte angi at dette i tilfelle skal ignoreres (Unnta fra totaler og Undertrykk på utskrift):
Når det under Utskrift er markert at det skal Tas med på plukkliste hvis noe blir plukket på strukturen, så gjør det at vi får med de linjene som ikke skal plukkes (strukturhode og tekstlinjene) på plukklista. Dette passer ikke om plukklisteutskriften er sortert på lagernr og plassering.
Pris på pakka
Nå vil det ofte være slik at man vil sette en egen pris på pakka som gjør det gunstigere å kjøpe pakka enn innholdet hver for seg. Da må vi (i tillegg til å legge inn prisen i Pris/rabattmatrisen) endre på behandlingsmåten:
Nå er det på tide å forklare de to
avkrysningskolonnene. Den lengst til venstre handler om strukturhodet – og det
er denne vi bruker når vi setter behandlingsmåten på et produkt som ikke er
strukturhode. Den ved siden av er behandlingsmåten av strukturlinjene. I Priser
er angitt at VBus ikke skal hente utsalgspris på strukturlinjene og ikke
kostpris på strukturhode (om noen hadde funnet på å legge dette inn i
Pris/rabatt-matrisen). I Utskrift er det angitt at VBus skal undertrykke
pris og rabatt, beløp, kostpris og kostnad på
strukturlinjene (men ikke på struktuhodet). Så skal strukturlinjene utelates
på faktura og tilbud, mens strukturhodet skal utelates på
pakkseddel. Merk at når det vises slik 
så betyr det at det er behandlingsmåten som settes
på strukturlinjene som gjelder. Her bør de to tekstlinjene også utelates på
pakkseddel, slik at den som åpner pakken for å kontrollere at alt som står på
pakkseddelen faktisk er i pakken, ikke begynner å lete etter noe som ikke er
der.
I Etterbeh. er det nå angitt at om noen (fremdeles ved en inkurie) legger inn en pris på strukturlinjene, så blir allikevel ikke inntektene tatt med i ordresummen (Unnta fra totaler; inntekter på strukturlinjene). Og tilsvarende; om noen skulle legge inn en kostpris på strukturhodet (startpakken) så blir ikke påløpte kostnader på strukturhodet tatt med i ordresummen (Unnta fra totaler; kostnader ved salg på strukturhodet). Legg merke til at det som uttas fra totaler automatisk blir unntatt fra bokføring, men for å sørge for at statistikken viser det samme som regnskapet, kan det være greit å unnta fra statistikkføring det samme som unntas fra totaler.
Gitt at prisen på en startpakke er 19.500,- blir ordren slik:
Ordresummene og utskriftene vil altså ikke bli påvirket av at en bruker «kløner det til» ved å legge inn en pris på strukturlinjene eller kostpris på strukturhodet.
Merk at siden det nå er strukturhodet (startpakken) som blir inntektsført (og bokført), så er det startpakken som blir mva-behandlet. Det er greit når alt innholdet skal mva-behandles på samme vis.
Pris på pakke som inneholder litt mat og noe å drikke til (og av)
Noen av våre kunder har mat (med p.t. 15% mva) i sortimentet og om vi tenker oss at vi lager en pakke (lunch for 2) med litt mat og drikke og noe som ikke er mat; to krus og en pakke servietter, samt et håndkle som duk. Siden pakken nå inneholder varer med ulik mva-sats må vi fordele inntekten ned på strukturlinjene. Til dette brukes Strukturvekt:
Nå må vi i behandlingsmåten angi at vi skal fordele inntekten ned på strukturlinjene. Da må vi samtidig unnta inntekter fra strukturhodet fra totaler (og for så vidt fra statistikkføring):
Ordren blir nå slik:
Vi ser nå tydelig hvordan VBus utelater inntektene (og mva) fra totaler i ordrehodet.
På utskriften bør vi nok ha med Mva sats. Og for ikke å få med beløpene fra strukturhodet i tillegg til de på strukturlinjene, så må disse undertrykkes:
Fakturaen blir slik:
Det kan være fristende å vise prisen i strukturhodet (250), men om fakturaen skal sendes via AutoInvoice må prisen undertrykkes også. Hensikten med å sette A&B-gruppe på strukturhode til Avgiftsfritt er å unngå en misvisende Mva sats på denne linjen. Så er det viktig at man i ordrebehandling (i bedriftsopplysninger) ikke har valgt Kun en sumlinje for MVA.
En kunde jeg har jobbet mye med viser pris og beløp bare på strukturhodet, ikke på strukturlinjene. Jeg har alltid vært i tvil om dette tilfredsstiller kravene til dokumentasjon av mva, men deres revisor sier at dette er ok. Så om man snur på flisa, slik:
blir resultatet slik:
Om VBus og revisor synes det er OK, så vil PEPPOL si NEI. Denne kommer ikke gjennom AutoInvoice.
Man kan manipulere mye med behandlingsmåte og det er ikke vanskelig å gjøre slik at linjene ikke stemmer med summene. Og selv om VBus tillater mye rart, så har PEPPOL en del kontroller før en faktura kan passere som AutoInvoice. En av dem er at beløp skal være antall x pris etter rabatt (på alle linjer som ikke er sumlinjer). En annen av dem er at linjene skal stemme med summen. Så linjer som utelates på faktura bør også være unntatt fra totaler.
Det hender jeg kommer til kunder som har satt opp strukturer hvor noe av det som er tatt med på faktura er utelatt fra statistikkføring både når det gjelder inntekter og kostnader – og tanken er gjerne å unngå at inntekt og kostnad blir statistikkført to ganger; f.eks. et strukturhode som er unntatt fra totaler både for inntekter og kostnader. Konsekvensen av å utelate både inntekter og kostnader fra statistikkføring er at linjen ikke blir statistikkført i det hele tatt. Det innebærer at om man senere bruker Fakturareferanse f.eks. i forbindelse med kreditering, så vil ikke linjen bli tatt med, siden det ikke finnes noen produkttransaksjon. Og om linjen er lagerhåndtert så reduseres beholdningen både på lagersaldo og vareparti, men siden produktransaksjonen mangler så vil lagerbeholdningen settes tilbake ved regenerering. Her er det en svakhet i VBus. Det å utelate både inntekter og kostnader fra statistikkføring burde ikke føre til at produkttansaksjonen uteblir; bare at beløp og påløpte kostnader ble satt til null.
Når det gjelder strukturer er det enkleste ofte det beste. Skal man ha pris fra strukturhodet så la inntektene om mulig komme fra strukturhodet og solgte varers kost fra strukturlinjene. Alternativene krever dyp forståelse hos den som setter opp strukturene og behandlingsmåten. Og ualminnelig sterk disiplin blant brukerne.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg
Frode Antun
Løsningsrådgiver
m: + 47 911 46 751
a: Smeltedigelen 1, 0195 Oslo