Romjulen 2019
Oppdatert 30. august 2020
VBus versjon 9 og senere
Det er ikke mye sirkulært med Visma Business (VBus), hvis vi ser bort fra logoen. Og jeg må innrømme at første gang jeg hørte uttrykket «sirkulær økonomi» tenkte jeg at nå er det noen som laga seg et nytt buzzword og at alle vil henge seg på.
Akkurat nytt er det vel ikke: Kenneth E. Bouldings artikkel The Economics of the Coming Spaceship Earth (8. mars1966) i Environmental Quality in a Growing Economy regnes som opphavet til uttrykket, selv om han ikke brukte det selv. Uttrykket «bærekraftig» oppsto tidlig på 1970-tallet og brukt bl.a. i Roma-klubbens The Limits to Growth (oversatt til norsk; Hvor går grensen?) hvor Jørgen Randers var én av de fire som sto bak arbeidet. Jeg hadde Randers som veileder på min diplomoppgave (før han ble rektor på BI). 20 år etter kom Beyond the Limits og da Randers la frem arbeidet i Polyteknisk Forening tok jeg med min eldste datter, som knapt var blitt tenåring, for at hun skulle møte en mann jeg hadde sett opp til lenge. Hun er nå heltidspolitiker; gruppeleder for MDG i fylkestinget for Viken. Og er ofte uenig med politikere fra andre partier i miljøspørsmål, f.eks. om E18 mellom Oslo og Sandvika. Det er som Greta Thunberg sier, de unge som skal leve med de valg som gjøres nå. Kanskje burde beslutning om E18-utbygging tas av de som vil være yngre enn 67 år når veien eventuelt er ferdig utbygget. Så kan vi som er eldre ta stilling til parkeringsregler for el-sparkesykler.
Nok om det. Gjenbruk og deling er blitt viktig, særlig blant de yngre. Vi ser et skift fra det å eie til å leie.
Det er funksjonalitet i VBus for utlån og utleie. Det er ikke store forskjellen for brukere å registrere en utleie-ordre eller en utlåns-ordre i forhold til en vanlig salgsordre. Vinduene som benyttes må sette Transtype til 2 [Utleie] eller 3 [Utlån] i stedet for 1 [Salg]. Man kan sette opp behandlingsmåten på det som skal leies eller lånes ut, slik at Fra og Til dato registreres. Da beregnes Leietid som antall dager mellom datoene (evt. slik at både Fra og Til dato tas med) og så settes både Ønsket og Bekreftet lev.dato til Fra dato – og Forventet returdato settes lik Til dato. Hvis det er et leieforhold som løper inntil videre og skal faktureres inntil leieavtalen sies opp, kan ordrelinjen utstyres med Tid til neste. Da bør behandlingsmåten være Ikke lagerhåndtering på nye linjer. Ved fakturering dukker det opp en ny ordrelinje som er klar for ferdigmelding. Merk at den nye linjen ikke er Akseptert av oss (i Ordrelinjestatus). Dersom du skal skrive ut en ordrebekreftelse, må du sørge for å krysse av for Akseptert av oss før ordrebekreftelsen skrives ut. Hvis du glemmer det, blir ikke Bekreftet oppdatert på ordrelinjen når ordrebekreftelsen godkjennes, selv om Akseptert av oss faktisk blir satt. Nokså forvirrende fordi ordrelinjen da vil dukke opp på nytt neste gang det skrives ut en ordrebekreftelse...
På de nye linjene vil Forventet returdato skyves fremover, men tilbakelevering må gjøres på den opprinnelige (lagerhåndterte) ordrelinjen. Her kunne VBus med fordel vært noe bedre: For det første hadde det vært en fordel om det var den opprinnelige (lagerhåndterte) ordrelinjen som fikk ny Forventet returdato. Og på de nye linjene blir Transdato og altså Forventet returdato flyttet fremover, men ikke Fra og Til dato. Dette kan selvfølgelig ordnes i ordrelagringsprosedyren, men da er vi utenfor standard VBus.
Merk at Beløp blir Antall x Leietid x Pris etter rabatt. Det kan settes opp egne bokføringsregler for utlån og utleie. Merk at om du angir en Kostpris ved utleie, så blir den statistikkført, men ikke bokført. Det som blir bokført er kostprisen på det som blir tatt ut fra lager; som med fordel kan posteres ut av balansekontoen for varer (f.eks. 1460) og inn på en annen konto, f.eks. 1462 [Utleide eller utlånte varer]. Når tilbakelevering registreres på ordrelinjen (bruk kolonnen Tilbake NÅ eller behandlingsvalget Tilbakelevert, enten på ordrelinjen eller ordren hvis det gjelder alle linjene). Posteringen mellom 1460 og 1462 blir da reversert. Og den utleide varen er nå salgbar eller kan leies ut til annen kunde i VBus. Merk at i VBus foretas det bare en reservasjon mens varen er utleid eller utlånt. Den utleide varen inngår i Fysisk beholdning i hele leieperioden, men ikke i På lager nå. For å unngå at den tas med i Tellbart antall ved lagertelling bør det i Ordrebehandling (bedriftsopplysninger) krysses av for Ikke beregn "produkter til utlån" i tellbart antall og Ta ikke med utleid i tellbart antall. Dersom man ikke får varen i retur – eller den ikke er salgbar ved retur, skal den kasseres ved å bruke kolonnen Kasser NÅ på ordrelinjen. Bokføringen blir da ut av konto 1462 [Utleide eller utlånte varer] og inn på (debet) annen konto. Om det skal være i resultat eller balanse kommer an på om det som er utleid er et driftsmiddel eller ikke.
Det er mulig å registrere innkjøpet som driftsmiddel på innkjøpsordrelinjen slik at anskaffelsen blir bokført ved fakturamottak av innkjøpsordren. Eller man kan aktivere driftsmiddelet fra produkttransaksjonen etter at innkjøpet er gjennomført. For driftsmidler bokføres kostnadene ved avskrivningene uavhengig av utleie. Men avskrivningene gjør ikke nevneverdig inntrykk på lagerverdien i logistikken, så her må man være nennsom med avstemmingen av varelager. Og utlån/utleie som kasseres må følges opp med avhending av driftsmiddel.
Ved utleie skjer første bokføring ved fakturering, mens ved utlån skjer det ved ferdigmelding. Andre bokføring skjer ved tilbakelevering eller kassering. Det dannes egen realisasjonsjournal ved tilbakelevering og kassering, men på produkttransaksjonen kan man bare se at tilbakelevering eller kassering har skjedd, ikke når det har skjedd (ikke engang hvilken periode det har skjedd i). Dermed er produkttransaksjonene uegnet for avstemming av varelager når det er foretatt utlån og utleie. Her må man støtte seg til realisasjonsjournalene. Personlig synes jeg det hadde vært best om det hadde blitt dannet en egen produkttransaksjon for tilbakelevering og kassering, slik at man ikke må støtte seg til realisasjonsjournalene – siden disse for andre transaksjonstyper for kunder flest ikke er komplette.
Men ikke la det være et hinder for å bruke utleie- og utlånsordre i VBus.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg
PS 30.08.2020: Jeg skrev om dette i romjulen 2019, men på et tidspunkt må jeg ha kopiert teksten fra blogginnlegget om 14.10 over det jeg hadde skrevet om utleie. Beklager det. Jeg er usikker på når det skjedde, men om du mot alle odds av en eller annen bisarr grunn lagret teksten, så setter jeg stor pris på om du sender den til meg, så skal jeg oppdatere teksten her om det er noe jeg har utelatt.
Frode Antun
Løsningsrådgiver
amesto
Solutions
m: + 47 911 46 751
a: Smeltedigelen 1, 0195 Oslo