2. februar 2020
Vedlegg til ordredokumenter
I versjon 8 av VBus, som kom i 2013, ble det mulig å legge vedlegg til en ordre og angi hvilke typer ordredokumenter vedlegget skulle være med på. Vi får fremdeles spørsmål om hvordan dette fungerer, og en del er usikker på om vedlegget faktisk kommer med. Ikke uten grunn...
Det kan legges flere dokumenter på én og samme ordre. For hvert vedlegg kan du angi når vedlegget skal tas med:
Du kan legge samme vedlegg inn på mange ordre i én operasjon. Merk ordrene som skal ha vedlegget og bruk behandlingsvalget til ordre Legg til vedlegg.
Dersom du skriver ut mange dokumenter samtidig og har valgt utskrift til skriver, så kommer ordredokumentene først og vedleggene etterpå. Nokså upraktisk.
Dersom du bruker utskriftsalternativene Overstyr til skriver, Hurtigutskrift, Skriv til PDF, Send e-post eller Bare godkjenning, så kommer vedleggene med i PDF-filen som lages ved godkjenning.
Dersom du bruker utskriftsalternativet (som vi normalt anbefaler) Skriv ut, så hender det at vedlegget ikke kommer med på PDF’en. Det skjer om det i Sendemåte for dok. er krysset av for at faktura skal på AutoInvoice og det ikke samtidig er krysset av for at faktura også skal på epost eller faks. Nå gjelder det å ha to tanker i hode på én gang (hent frem dine feminine egenskaper): Det er altså slik at om du sender et tilbud, en ordrebekreftelse eller pakkseddel på epost og har planlagt å sende faktura på AutoInvoice (men ikke samtidig på epost eller faks), så er det slik at vedlegget ikke kommer med på tilbudet, ordrebekreftelsen og/eller pakkseddelen! Løsningen er å krysse av for at faktura i tillegg til AutoInvoice også skal sendes på faks. Jeg ser helt bort fra at noen i våre dager har en fungerende telefaks satt opp i VBus.
Yngre lesere har kanskje ikke hørt om faks – eller telefaks som det egentlig heter. Det er en kombinert skanner, skriver og modem knyttet til en telefonlinje med eget telefonnummer. Den kan se ut som en kopimaskin. Dette er en teknologi som kom til Norge omkring 1980 og avløste overføring av faksimiler via radio eller telex (eller teleks om du vil).
Yngre lesere har kanskje ikke hørt om telex. Det var er en fjernskriver knyttet til et eget nett, først etablert i Tyskland i 1933 og ble utbredt i Norge etter krigen (altså den fra 1940 til 1945). Wikipedia skriver at det revolusjonerende med teleksen var at mottakeren ikke trengte å være til stede for å motta meldingen. I Pay & Brinck Motor (som var Caterpillar-forhandler) brukte vi teleks så sent som i 1990. Teleks avløste telegrafen.
Yngre lesere som ikke har hørt om telegraf kan se en western-film, gjerne med tog-røvere. Eller gå på Teknisk Museum.
Nok om det.
Årsaken til at faktura på AutoInvoice tukler med vedlegg er at disse i AutoInvoice blir sendt som separate PDF-filer. Altså PDF-fakturaen for seg og vedleggene for seg. Du kan se dette ganske klart i AutoInvoice-portalen. Det er for øvrig en del formalkrav til et vedlegg for at den skal komme seg gjennom AutoInvoice. Svein Holanger, Susanne Grure og Carlo Kristiansen har skrevet om dette på community.visma.com. Her er det restriksjoner som kan overraske; vedlegg med filnavn som inneholder tegn som æ, ø, å eller andre spesialtegn enn punktum og understrek vil ikke gå gjennom PEPPOL. Og filnavnet kan ikke være mer enn 50 tegn langt. For å nevne noe. Takk til Svein, Susanne og Carlo for klar beskrivelse. Men de nevner ikke hvordan VBus roter det til på andre dokumenter så derfor har jeg tatt meg friheten til å tydeliggjøre dette her på min blogg.
Hvis du bruker utskriftsalternativene Skriv til Excel eller Skriv til Fil, så blir det ikke laget noen PDF selv om det kommer opp en godkjenningsdialog. Da kan du generere PDF fra dokumentarkivet, men vedlegg kommer ikke med på PDF’en om det i Sendemåte for dok. er angitt at faktura skal på AutoInvoice og det ikke samtidig er krysset av for at faktura også skal på epost eller faks.
Hvis du bruker utskriftsalternativet Skriv ut, så får du altså med deg vedleggene (som nevnt innledningsvis, riktignok med litt klossete sortering på skriveren), men PDF’en som blir laget mangler vedleggene om det i Sendemåte for dok. er angitt at faktura skal på AutoInvoice og det ikke samtidig er krysset av for at faktura også skal på epost eller faks.
Oversiktlig er det ikke. Dette er selvfølgelig en feil i VBus. Og som Visma har erkjent som feil (!). Den har vært der lenge – i alle fall siden versjon 10. Ikke å forundre at kunder har vært i tvil om vedleggene kommer med eller ikke…
Vi har fått noen ønsker fra kunder som ikke lar seg løse innenfor standard VBus, men som allikevel er rimelig enkelt å løse med bruk av ordrelagringsprosedyren:
· At vedlegget bare kommer med første gang et dokument skrives ut. Spesielt nyttig om man har ordre som gjenbrukes, f.eks. ved abonnement – og man bare ønsker at vedlegget kommer med på første faktura.
· At et standard vedlegg (f.eks. standard leverings- og reklamasjonsbetingelser eller angreskjema ved netthandel) alltid legges til en bestemt type ordre.
· At ordrebekreftelsen blir vedlegg til faktura.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg