4. oktober 2020

Versjon 15.01

Oppdatert 6. desember 2020 og 30. april 2023

Ordredokumenter på ePost fra Visma Business

Versjon 15.01 kom denne uka. Her var det overraskende mye nytt. Egentlig burde jeg ikke være overrasket, for det kom ikke så mye nytt i versjon 15.00. Så det som kom nå er vel bare det som var planlagt til 15.00, men som ikke var helt klart til St.Hans.

En av nyhetene er litt beskjedent omtalt i release notes slik:

E-postsending

E-postadresse per dokumenttype

For kunder og leverandører er det nå mulig å angi ulike e-postmottakere for ulike dokumenttyper. Tabellen

E-post dokumentsending er lagt til for å sett opp dette. Én eller flere e-postmottakere kan defineres for

hver dokumenttype. Den nye tabellen E-post dokumentsending kan kobles til tabellen Aktør.

E-post mal-makroer i meldingen

I tabellen E-post mal er det nå støtte for makroer i meldingstekstmalen som lagres i feltene HTML-fil og

Vanlig tekstfil. Dermed blir det mulig å bedre tilpasse e-postmeldingen siden man nå kan bruke variabler i

teksten.

Emne og Vedleggsnavn med tilpasningsmulighet i E-post mal

I tabellen E-post mal er det nå lagt til nye felter for Vedleggsnavn og Emne. Dermed blir det mulig å

egendefinere disse verdiene når man sender e-postmeldinger. Det er også mulig å bruke makroer i feltene

for å ta med variabler.


Personlig synes jeg det er for beskjedent presentert. For jeg vet ikke hvor mange som har etterlyst det som nå har blitt mulig.

Det å sende ordredokumenter (tilbud, bestilling, ordrebekreftelse, pakkseddel og faktura) på epost fra VBus har vært mulig lenge; siden versjon 3.30 om jeg husker rett. Men det var en del plunder med versjons­avhengigheter. VBus lette etter en MAPI-kompatibel epost-klient. Det var i praksis Outlook for de aller fleste. Men så var det noen som oppgraderte Outlook uten å sjekke om det passet for VBus - eller omvendt. Og da var helvete løs. Så er det noen prinsippielle betraktninger omkring Outlook og andre epost-klienter; de er knyttet til personer. På Exchange-server var det i første tiår av dette århundre ikke uvanlig å sette opp felles epost-mapper for deling av epost, men av sikkerhetshensyn (GDPR) frarådet Microsoft dette og fjernet dette valget fra de foreslåtte opsjonene ved installering. Så i versjon 8 (om jeg husker rett - det er tross alt syv år siden) lagde Visma en egen epost-klient for VBus. Dermed er vi lykkelig uavhengig av versjoner på Outlook (og andre epost-klienter som kan være i bruk). Avsender var ikke lenger brukeren som sendte ordre­dokumentet, men virksomheten. Det ble ikke godt mottatt, så Visma måtte åpne for at avsender var brukerens epost-adresse (i den grad Exchange-serveren tillater det). I versjon 9 kom muligheten for å legge opp epost-maler med signaturer. Vi kan ikke underslå at det var noe plunder med å legge inn grafikk (logo) i malene i starten, men det er rettet for lenge siden. Og fordelen med epost-klienten til VBus er at man kan skrive en tekst som passer når det sendes et tilbud - som selvfølgelig er helt annerledes enn teksten som brukes når det sendes en bestilling. Og det kan settes opp egne epost mal­grupper, slik at teksten i eposten kan tilpasses mottakeren; engelsk til de som ikke forstår norsk. Et funn for målfolket. Rart at ikke noen har forlangt at standard VBus skal komme med eget språk for nynorsk. Det er tross alt veldig enkelt å implementere i VBus. Men nok om det. Jeg blir jevnlig overrasket når jeg møter kunder som ikke har tatt i bruk epost-klienten til VBus og epost-malene (helt uavhengig av behovet for nynorsk eller ikke)..

Mange har spurt om emnefeltet ved sending av bestilling, tilbud og ordrebekreftelse kunne vise til ordren i stedet for dokument­nummeret. For når mottaker av eposten svarer på den, så beholder de emne­feltet fra eposten de fikk og da er det upraktisk at det ikke vises til ordren. Faktura er på sett og vis et unntak, her er det greit at det står at det er en faktura.  I versjon 15.01 kan vi altså selv bestemme hvordan både vedlegget skal navngis og utformingen av emne-teksten. For eksempel slik:

Maltype

Beskrivelse

Emne

Vedleggsnavn

1

Faktura

@DokNavn () @DokNr () @Fritekst (43) @Bedrift (Navn)

@DokNavn ()@DokNr ()

58

Alt annet

@DokNavn () @Ordre (Ordrenr) @Fritekst (43) @Bedrift (Navn)

@DokNavn ()@Ordre (Ordrenr)

 

@DokNavn() er dokumentets navn; altså Bestilling, Tilbud, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Kreditnota, etc. på norsk. Og på andre språk heter det noe annet. Hvis du vi bruke annet navn enn det som er standard i VBus, kan du endre dette i teksttabellen. I enkelte bransjer er det mer naturlig å sende ut en Oppdragsbekreftelse enn en ordrebekreftelse. Bruk TekstType=3 i teksttabellen sammen med disse TekstNr:

Maltype=58 betyr disse dokumentene:

Her skal altså Emnefeltet være [Dokumentets navn] [Ordrenr] [ordet «fra» på forskjellige språk] [Bedriftens navn]. Og vedlegget skal gis navn som består av [Dokumentets navn][Ordrenr].pdf.

Det er @DokNavn (), @Ordre (Ordrenr), @Fritekst (43) og @Bedrift (Navn) som kalles for makroer i VBus. Det er de samme som vi kjenner igjen fra formularene i VBus. @Fritekst (43) er altså fra på forskjellige språk.

Disse makroene kan altså nå fra versjon 15.01 også brukes i mal-teksten. Dermed kan epost utformes slik:

                               

Selve malen er slik:

@DokNavn () @Fritekst (43) @Bedrift (Navn)

 

@DokNavn () @DokNr () @Fritekst (41).

 

@Fritekst (42):

@Fritekst (61)

@Forfallsdato ()

@Fritekst (241)

@Ordre (Ordresum brutto)

@Fritekst (40)

@KID (0)

@Fritekst (7)

@Bedrift (Bankkonto)

 

 

 

@Fritekst (45)

 

 

@Fritekst (46)

 

@Bruker (Opplysning)

@Bruker (E-postadresse)

 

@Bedrift (Navn)

@Bedrift (Web-side)

 

Og så må den altså pakkes inn som en html. Du kan se den her. Akkurat det er litt plundrete. Det er mulig å lagre et Word-dokument som Web-side filtrert (altså uten Office-spesifikke koder) slik jeg har gjort med det du nå leser, men jeg har ikke klart å få laget malen over med Word. Så det nok mest hensikts­messig å bruke et program som er skredder­sydd for å lage html.

Når epost-malen legges inn i VBus må du ha valgt samme språk som makroene er skrevet i. Dersom du får tak i en mal med engelsk utforming av malene, må du altså endre språket før malen legges inn. Og det kan godt tenkes av det er lurt å gjøre det for det blir fort feil om du skal bruke en makro som inneholder norske bokstaver; f.eks. @Ordre (Ønsket lev.dato). Da må du være nøye med valg av tegnsett.

Legg merke til at epost-malen er helt uten fast tekst. Det er bare brukt makroer både i epostmalen, emnefeltet og vedlegg-navnet. Dermed er det språket som er satt på ordren (som arves fra kunden eller leverandøren) som bestemmer hvilke tekster som skal brukes. Du må selvfølgelig sørge for at alle tekstene som skal brukes er lagt opp i alle aktuelle språk, men slikt er vi vant med fra tekstene som brukes på formularene.

Merk at det (foreløpig) ikke kan brukes opplysninger fra underliggende tabell. Det betyr at man ikke kan vise navnet til kontakt­personen eller selger og heller ikke valutaens ISO-kode.

Den nye tabellen med det slående navnet E-post dokumentsending kan brukes til å legge inn annen epost-adresse enn den som er registrert på aktøren (kunden eller leverandøren). Hvis du har angitt at du vil sende tilbud eller ordrebekreftelse til kontaktpersonens epost-adresse, så er det fremdeles det som gjelder. Men ellers vil det være de(n) epostadresse(r) som er listet opp i E-post dokumentsending som benyttes. Merk at du kan liste opp flere om du ønsker det:

           

Og 2354 her er altså ordrenr. Legg også merke til at pdf-filene i FaxMail-mappen har navn fra dokumentnr som før – slik at vi ikke får duplikater når det sendes flere tilbud fra samme ordre.

Hvis noen er i tvil. Det jeg har skrevet om her gjelder bare om man benytter den innebygde epost-klienten (ikke hvis man fortsetter å bruke Outlook), hvis man er på versjon 17.01 eller tidligere. For fra og med versjon 17.10, virker dette også når man benytter Outlook. Merk at Outlook-signaturen din bare dukker opp i eposten om du har en HTML-mal. Jeg har laget et knippe HTML-maler med det jeg tenker er egnede tekster for bestilling, tilbud, ordrebekreftelse, pakkseddel, faktura, purring og rentenota som er enkelt å endre på om nødvendig. Litt forvirrende er det dog at når det i versjon 17.10 sendes purring og rentenota på epost, så kvitterer VBus med Vellykket overføring til AutoInvoice…

Så til alle dere som har spurt meg om ikke emne-feltet på eposten kunne vise til ordren: Nå er det bare å oppgradere.

 

Dere som fakturerer med norsk mva i fremmed valuta kan ha interesse av følgende nyhet:

Fakturering

Vis MVA-grunnlag i egen valuta

Det er lagt til en ny makro, @MvaGrLag Innland (Mva nr), i Formularelement. Den vil vise

@MvaGrLag (Mva nr) i egen valuta, også når fakturaen er utstedt i en fremmed valuta. Dette er

påkrevd i Norge i henhold til forskriftene Bokføringsforskriften §5-1-1 pkt. 6.

Merk: Den nye makroen må legges til på alle eksisterende skjemaer hvor denne

informasjonen er relevant.

 

Referansen til Bokføringsforskriftens § 5-1-1 er ikke helt spot on, for her fremgår det at det bare er krav til at mva-beløpet skal fremgå i NOK, men det foreligger en prinsipputtalelse fra skattedirektoratet som anbefaler at også avgiftsgrunnlaget spesifiseres i norske kroner.  

Ellers er det en del annet interessant i versjon 15.01 som du kan lese om i ReleaseNotes.

 

Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg 

 

Frode Antun

Løsningsrådgiver

amesto

                   Solutions

m: + 47 911 46 751

e: frode.antun@amesto.no

a: Smeltedigelen 1, 0195 Oslo

w: amestosolutions.no