19. juli 2020
Når faktura ikke forteller nok …
Jeg har fått en del spørsmål om vedlegg til faktura; om det finnes en sammenheng mellom produkter på fakturaen og hvilke vedlegg som kommer med. Og i standard VBus er det ikke det. Men som jeg tidligere har skrevet om vedlegg, er det rimelig enkelt å lage en liten spesialløsning som f.eks. hekter på et standard vedlegg (om leverings- og/eller reklamasjonsbetingelser, angrefrist, eller liknende) på alle eller grupper av ordrer. Og det er like enkelt å hekte på et vedlegg som gjelder et bestemt produkt, hvis dette forekommer på ordren. Det kan være en monteringsanvisning eller varedeklarasjon. Men vedlegg i VBus må være i PDF-format og de må hektes på ordren før faktureringen skjer.
Hos noen er det slik at kunden trenger et fakturagrunnlag som er mer detaljert enn det som er mulig å sette opp på faktura. Det kan være fordi det som blir fakturert er knyttet til en rekke ulike begreper, for eksempel:
· Leveringsdato
· Leveringssted
· Prosjekt
· Prosjektfase
· Kontrakt
· Rekvisisjon
· Utførende medarbeider
· Ansvarlig medarbeider
· Produkt
· Beskrivelse
En naturlig tanke er selvfølgelig at man før fakturering skriver ut en rapport fra VBus til PDF som viser faktura-grunnlaget og legger PDF-filen inn som vedlegg på ordren før fakturering. Dette er helt OK om man bare skal gjøre det én gang, men om dette skal gjøres hver gang i forkant av faktureringen, så blir det tidkrevende.
Jeg fikk denne problemstillingen i fanget for en tid siden og løsningen ble slik:
1. Grunnlaget lages etter faktureringen. Fordelen med dette er at man unngår en situasjon hvor grunnlagsrapporten lages og så oppdager en eller annen at noe må rettes før faktureringen, men glemmer å slette det første vedlegget og lage ny grunnlagsrapport. Man kan nok tenke at dette kan løses med BIG, men jeg er redd for at dette både vil være komplisert å programmere og gi fare for at faktureringen kan ta tid.
2. Etter faktureringen lages grunnlagsrapporten, enten av en trigger på ordredokumenttabellen eller av en tidsstyrt oppgave. Den gis et navn som inneholder fakturanr og plasseres i en mappe (evt. i en mappestruktur som inkluderer kundenr) som kunden har tilgang til med en web-leser. På fakturaen legges det inn en URL (hyperlenke) til denne filen. Det er slik at de fleste PDF-lesere presenterer tekster som starter med http:// eller https:// som en kobling slik at mottakeren av fakturaen kan klikke på URL’en og åpne filen det vises til.
3. Hvordan grunnlagsrapporten er designet må bestemmes ut fra behovet som skal dekkes. URL’en kan være en henvisning til en applikasjon som kunden kan logge seg inn i, f.eks. Power BI, for å hente ut det som ønskes. Det kan være en ferdig rapport eller et regneark hvor kunden selv kan lage pivot-tabeller etter eget ønske.
Fakturaen kan da se slik ut:
Legg merke til at på PDF’en vil fakturagrunnlaget være en hyperlink: https://frode.antun.no/VBus/Excel/Faktura1001234.xlsm
Fakturaen i PDF-format er her: frode.antun.no/VBus/Faktura/1001234.pdf
I dette eksempelet er grunnlagsrapporten et regneark med en makro slik at kunden slipper å lage pivot-tabellen selv. Og så er det tatt med også det som tidligere er fakturert.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg