Veierland, 31. mai 2019
VBus, versjon 13.10.2
I dag skriver jeg i leveringsdatoer i VBus og anbefalte innstillinger.
Leveringsalternativer og leveringstider
Normalt er det bare én aktuell leverandør for det enkelte produkt, men det kan være flere. På tabellen Leveringsalternativ registreres Produktnr og Lev.nr, gjerne sammen med Produktnr hos lev. og Beskrivelse hos lev. Her registreres Adm.tid, Lev.tid og Transp.tid. Har man registrert Adm.tid, Lev.tid og Transp.tid på leverandøren (altså på Aktør) vil VBus foreslå disse tidene når det legges inn nye leveringsalternativ. Adm.tid er hvor lang tid det typisk går mellom hver gang det bestilles varer; eller om du vil: Hvor lang tid det typisk går fra et behov oppstår til bestillingen sendes til leverandøren. Lev.tid er tiden det normalt tar fra leverandøren mottar bestillingen til varene sendes fra leverandøren. Transp.tid er tiden det normalt tar fra varene sendes fra leverandøren til varene ankommer vårt lager.
På lagersaldo finnes også de samme tid-kolonnene og om det legges inn Normal lev. her vil disse kolonnene oppdateres med det som er registrert på leveringsalternativ (med samme leverandør). På lagersaldo kan det i tillegg legges inn Monteringstid. Dette er tiden fra en vare kommer inn på lager til den er klar for utlevering.
Beregning av leveringsdatoer
I bedriftsopplysningene angis hvordan VBus skal beregne leveringsdatoer:
For at VBus skal beregne leveringsdatoer må de to første (Ikke fyll ut…) ikke være valg og minst én av de tre siste (Beregn ved …).
Når det registreres en innkjøpsordre, hentes Lev.tid og Transp.tid fra leveringsalernativ. På manuelt registrerte innkjøpsordre ignoreres Ønsket lev.dato i ordrehodet og på ordrelinjene settes Ønsket lev.dato og Bekreftet lev.dato til dagens dato + Lev.tid. Ankomstdato setts til Bekreftet lev.dato + Transp.tid.
Varepartiene som oppstår når innkjøpsorden lagres får samme Ankomstdato og Antall i grunnenhet på ordrelinjen finner vi igjen som I tilgang på varepartiene.
Ved registrering av en salgsordre vil VBus beregne Bekreftet lev.dato slik:
· Hvis varen ikke er på lager og heller ikke i bestilling settes Bekreftet lev.dato til Ønsket lev.dato + Total lev.tid (som er summen av Adm.tid, Lev.tid, Transp.tid og Monteringstid på lagersaldo).
· Hvis varen ikke er på lager, men i bestilling vil VBus sette Bekreftet lev.dato til Ankomstdato fra bestillingen + Monteringstid fra lagersaldo – gitt at det ikke allerede er registrert så mange salgsordrelinjer at hele innkjøpet går til å dekke de salgsordrelinjer som allerede er registrert. Hvis det er registrert flere bestillinger med ulike Ankomstdato bruker VBus tabellen beholdningsendringer for å beregne hvilket innkjøp salgsordren kan dekkes fra – og hvis alt er «tatt», så blir Bekreftet lev.dato satt på samme måte som om ikke noe er i bestilling.
· Hvis varen er på lager, men det er registrert andre salgsordre slik at det som er i ordre overstiger det som er på lager, bruker VBus samme metode som om varene ikke er på lager. Tanken her er at det som er registrert fra før på andre salgsordre vil ta det som er på lager.
Merk at det ikke foretas noen reservasjon i denne forbindelse. Det betyr at hvis varen er Reserverbar mot lager, men samtidig I ordre er større – slik at Bekreftet lev.dato blir skjøvet fremover i tid – er det mulig å reservere mot lager, plukke og ferdigmelde med det samme. Da skjer det ikke noe med Bekreftet lev.dato. Etter at reservasjon har skjedd endrer ikke VBus på Bekreftet lev.dato, men den kan endres manuelt av bruker.
Merk også at VBus ikke splitter ordrelinjer hvor hele antallet ikke blir behandlet samtidig. Dersom en del av antallet blir reservert vil Bekreftet lev.dato nødvendigvis bare gjelde en del av varene, ikke hele antallet.
Leveringsfrie dager
I bedriftsopplysninger kan man krysse av i Lev.frie dager hvilke dager (f.eks. lørdag og søndag) det ikke vil bli utlevert noe. Bekreftet lev.dato vil da bli flyttet frem til en dag som ikke er leveringsfri. Helligdager og evt. perioder hvor virksomheten er stengt kan legges opp i tabellen Ferie slik at man unngår at VBus regner seg frem til en helligdag (bevegelige så vel som faste).
Lagre om og leveransebeskjed
På innkjøpsordrene bør man endre Bekreftet lev.dato etter hvert som man får beskjed fra leverandør. Dersom det er valgt slik i Visulalisering (i bedriftsopplysningene) blir Ankomstdato på innkjøpsordre vist med parentes frem til menyvalget Bekreft er gjennomført. Dette bør gjøres når man mottar ordrebekreftelse fra leverandøren. Da forsvinner parentesen rundt Ankomstdato. Samtidig oppdateres Oppr. bekr. lev.dato. Denne endres ikke senere. Tilsvarende når det kommer melding om at varene er sendt fra leverandør, kan menyvalget Sendt med fordel benyttes. På ordrelinjen gis kolonnen Sendt dato verdi, mens Ankomstdato beregnes på nytt som Sendt dato + Transp.tid. Og Ankomstdato visualiseres med understrek for å markere større trygghet om datoen. Avviket mellom Oppr. bekr. lev.dato og Sendt dato kan være et tema i forhandlinger med leverandøren på et senere tidspunkt.
På salgsordrelinjene er det Bekreftet lev.dato som visualiseres med parentes inntil reservasjon er foretatt. Oppr. bekr. lev.dato oppdateres ikke ved utskrift av ordrebekreftelse, men det er rimelig enkelt å legge dette inn som et punkt i ordrelagringsprosedyren om ønskelig. For salgsordrelinjer som ikke er Reservert mot tilgang skjer det ikke noe med Bekreftet lev.dato, selv om Ankomstdato på innkjøpsordre endres. Dersom det i Beregning av leveringsdatoer (se ovenfor) er krysset av for Beregn ved bruk av menyvalget "Lagre om", kan man med jevne mellomrom markere alle salgsordre hvor noe gjenstår å ferdigmelde og benytte nettopp dette menyvalget. Da vil Bekreftet lev.dato bli beregnet på nytt og dersom datoen blir endret vil ordrelinjen bli merket med at den er klar for leveransebeskjed. Det er mulig å la EDI-klokka foreta oppgaven Lagre om.
Leveransebeskjed er et dokument til kunden hvor alle ordrelinjer som ikke er ferdigmeldt listes opp, helst sorter pr. ordre. Hensikten er altså å varsle kunden om endringer i leveringsdato. På kunden (aktøren) finnes felt for Lev.beskjedsinterv. og Siste lev.beskj.dato.
Merk at om det samlede antall I ordre er under Reserverbart mot lager, så vil Bekreftet lev.dato bli satt lik Ønsket lev.dato etter hvert som ordre registreres. Det er først når antall I ordre passerer Reserverbart mot lager at Bekreftet lev.dato settes fremover i tid. Men ved bruk av menyvalget Lagre om vil alle ordrelinjene (som ikke er reservert) få sin Bekreftet lev.dato skjøvet fremover i tid. Dette fordi vi ikke lenger vet hvilke av ordrelinjene som vil bli reservert mot det som finnes på lager. Bekreftet lev.dato er således en i verste fall dato. Skal man bruke Lagre om på denne måten kan det med fordel kombineres med Reservasjon ved lagring som er et alternativ i Ordrepref. (som arves fra Kundepref.).
Hvis det registreres salgsordrelinjer med Ønsket lev.dato langt fremover i tid er det ikke nødvendigvis klokt å reservere dette fra lager nå. Dette behovet kan dekkes ved å bestille varene senere. Da kan man i Ordrepref. krysse av for Reservasjon innenfor lev.tiden. VBus vil da bare reservere om Ønsket lev.tid er tidligere enn dagens dato pluss Total lev.tid (på lagersaldo). Men det er ikke noe i VBus som automatisk reserverer mot lager når tiden nærmer seg. Bruk av Reservasjon innenfor lev.tiden må derfor kombineres med manuell oppfølging, bruk av Lagre om minst daglig eller at det genereres innkjøpsordre for de salgsordrelinjer hvor det ikke er Reservert mot lager. Dersom det på salgsordren er flere linjer med samme produktnr, men forskjellig Ønsket lev.dato og man genererer innkjøpsordre, så bør det i Best.gen. behandling (eller i dialogen Generer innkjøp/produksjonsordre som eventuelt dukker opp når innkjøpsordre genereres) krysses av for Kopier hver ordrelinje separat.
Spesielt om allokerte ordre
Når man genererer en (eller flere) innkjøpsordre fra en (elle flere) salgsordre oppstår allokering. Kolonnen Allokert (på ordrelinje) viser det allokerte antall både på salg og innkjøp. På salgsordrelinjene ser vi at det er Reservert mot tilgang og det er henvisning til Allokert ordrenr (altså innkjøpsorden). På salgsordrelinjene blir Bekreftet lev.dato satt lik Ankomstdato på innkjøpsordrelinjene pluss evt. Monteringstid på lagersaldo. Her bør det i Ordrebehandling være krysset av for Hent kostpris og dato etter generering av ordre. Hvis Ankomstdato (og/eller Kostpris) endres på innkjøpsordrelinjen vil Bekreftet lev.dato (og/eller Kostpris) på de allokerte salgsordrelinjene endres tilsvarende. Her kan det oppstå et problem i forhold til Ønsket lev.dato (at Bekreftet lev.dato kan bli tidligere enn Ønsket lev.dato). For å unngå dette kan man i Beregning av leveringsdatoer (se ovenfor) krysse av for Ikke flytt bekreftet leveringsdato tidligere på ordre. Merk at Kostpris og Kostpris (kr) på salgsordrelinjene bare blir oppdatert om det i Oppdat. kost på ordrene i bedriftsopplysningene er krysset av for nettopp dette. Og om man har valgt Ikke flytt bekreftet leveringsdato tidligerer på ordre, så må man i tillegg krysse av for Ignorer datoer i Oppdat. kost på ordrene slik at Kostpris og Kostpris (kr) blir oppdatert, selv om Bekreftet lev.dato ikke blir endret.
Visualiseringen av Bekreftet lev.dato på salgsordrelinjen følger Ankomstdato på den allokerte innkjøpsordrelinjen. Dermed forsvinner parentes omkring Bekreftet lev.dato på salgsordrelinjen når innkjøpsordrelinjen blir bekreftet (menyvalget Bekreft) og Bekreftet lev.dato blir understreket når innkjøpsordrelinjen blir sendt (menyvalget Sendt).
Bestillingsforslag
På lagersaldotabellen finnes det felt for hvor mange som er I ordre, I utleieordre, I utlånsordre, I bestilling, I produksjon, etc. Det som kommer til å gå ut av lager summeres opp i Avgang og det som kommer til å gå inn på lager i Tilgang. Tilgang minus Avgang er Netto beh.endr. Og tar vi Fysisk beholdning og legger til Netto beh.endr. så får vi Beh. inkl. endr. Alle endringene summeres opp i en egen tabell som heter Beholdningsendring. Her er det én rad for hver kombinasjon av Produktnr, Lagernr og dato hvor det forventes å skje noe med beholdningen. Dette handler altså om fremtidige beholdlingsendringer uansett Transtype. Dato i denne tabellen hentes fra Ankomstdato på det som er i tilgang og fra Bekreftet lev.dato på det som er i avgang.
Uten å gå i inn på alle detaljer ved bestillingsforslag, så legger de fleste inn en Min.beh. i lagersaldotabellen og utgangspunktet for bestillingsforslaget er Beh. inkl. endr. pluss Min.beh. Med andre ord; det skal bestilles det Antall som er nødvendig for at beholdningen havner på Min.beh. etter at alle (kjente) fremtidige beholdningsendringer er gjennomført.
Men om det er registrert salgsordre med Ønsket lev.dato lenger frem i tid enn Total lev.tid (på leveringsalternativ) så er det ikke ikke nødvendig å bestille inn til dette riktig enda. Her bruker VBus tabellen Beholdningsendringer i kombinasjon med Total lev.tid for å se hvor langt frem det må bestilles for. I dialogen som dukker opp ved utskrift av bestillingsforslag står det øverst til venstre Seneste og så foreslås det dagens dato. Man får da én bestillingsforslagslinje pr. Produktnr og Lagernr for det som må bestilles. Men om man står foran en ferie og dermed ikke kommer til å bestille på noen uker, kan Seneste flyttes fremover tilsvarende. For den delen av bestillingsbehovet som kan bestilles senere enn i dag, vil VBus lage én bestilligsforslagslinje pr. dato. Man kan bruke Aggreg.nivå på lagersaldotabellen eller tilsvarende i avanserte utskriftsinnstillinger til å aggregere dette til én linje pr. uke, måned eller totalt.
Spesielt om produksjon
En produksjonsordre kan normalt ikke påbegynnes før alt vareforbruket er tilgjengelig på lager. VBus beregner Bekreftet lev.dato på vareforbruk på samme måte som på salgsordre. På produksjonsordren kan man benytte behandlingsvalget Kalkuler produksjonsstart / kostnader. På strukturhodet (det som skal produseres) settes Ønsket prod.start dato til seneste Bekreftet lev.dato fra vareforbrukslinjene. Så legges det til Produksjonstid (fra leveringsalternativ) for å komme frem til Ankomstdato (fremdeles i strukturhodet).
Oppdatering av leveringsdato i ordrehodet
Dersom det i Beregning av leveringdatoer (se ovenfor) er krysset av for Oppdater ordrehode med datoer fra ordrelinjer, så vil tidligste Ønsket lev.dato, Bekreftet lev.dato, Sendt dato og Ankomstdato på ordrelinjer med Antall løftes opp i ordrehode på salgsordre og innkjøpsordre. Dermed kan ordrene sorteres på en av disse kolonnene. Påfør seneste dato i stedet for tidligste dato passer best om der hvor samlet levering er avtalt.
Anbefalinger oppsummert (hva datobruk angår)
· I bedriftsopplysninger kryss av for:
Beregning av leveringsdatoer
ü Ikke flytt bekreftet leveringsdato tidligere på ordre
ü Oppdater ordrehode med datoer fra ordrelinjer
ü Beregn ved… (alle alternativer)
Visualisering
ü Parenteser rundt ubekreftede lev.datoer
ü Understrek bekreftede lev.dato når sendt fra lev.
Ordrebehandling
ü Hent kostpris og dato etter generering av ordre
Lev.frie dager
ü Lørdag
ü Søndag
ü Ferier
· Legg opp alle leveringsfrie dager (ut over helg) i tabellen Ferie. Kryss av i Omfang for Ingen levering.
· Legge inn Adm.tid, Lev.tid og Transp.tid på alle vareleverandører om det i hovedsak er det samme for alle produkter fra samme leverandør.
· Legge inn Leveringsalternativ for alle produkter med Adm.tid, Lev.tid og Transp.tid.
· Legge inn Normal lev. på lagersaldo slik at Adm.tid, Lev.tid og Transp.tid hentes fra leveringsalternativ. I tillegg legges det inn 1 som Monteringstid (på lagersaldo).
· Når det legges inn nye produkter, gjør det i denne rekkefølge:
1. Produkt med Normalt lager,
2. Pris/rabatt-matrise,
3. Leveringsalternativ,
4. opprett Lagersaldo (eget menyvalg på Produkt) og legg inn supplerende informasjon på Lagersaldo.
· Bruk menyvalgene Bekreft og Sendt på innkjøpsordre etter hvert som slik informasjon mottas.
· Etterlys varer fra leverandør som ikke har ankommet innen forventet Ankomstdato og oppdater Bekreftet lev.dato fortløpende, slik at ingen innkjøpsordrelinje har Ankomstdato tidligere enn dags dato.
· Bruk menyvalget Kalkuler produksjonsstart / kostnader på produksjonsordre slik at Ankomstdato på det som blir produsert blir rett.
· Bruk Reservasjon ved lagring som Ordrepref. (arvet fra Kundepref.) i alle fall på de viktigste kundene, men bare Reservasjon innenfor leveringstiden og sett opp rutine for daglig Lagre om.
Lykke til.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg