16. februar 2020

Negativ beholdning i Visma Business?

Jevnlig forteller kunder at de har negativ beholdning i varelageret. Og så spør de meg om hvordan det kan skje og hvordan det kan unngås.

Da spør jeg om hva som er negativt. Det er flere beholdningstall i VBus.

Hvis Realisert beholdning er negativ så er det ikke noe galt. Tvert imot. Det betyr bare at det er kjøpt inn og mottatt varer som er solgt og fakturert før faktura fra leverandøren er mottatt. Høy omløpshastighet og lav kapitalbinding. Finanssjefens våte drøm. Og er kredittiden fra leverandøren lenger enn kredittiden til kundene, så gir dette et netto tilskudd til finansiering og god likviditet. I VBus realiseres kjøp ved fakturamottaket og salg ved fakturering. Ved varemottak oppdateres Fysisk beholdning og samtidig Urealisert lagerøkning. Personlig synes jeg at «Urealisert vareinngang» hadde vært et lettere uttrykk å forstå, men VBus bruker Urealisert lagerøkning om det som er mottatt på lager, men venter på fakturamottak. Produksjon må også realiseres i eget steg – om det i Ordrebehandling (i bedriftsopplysninger) ikke er krysset av for Produksjon i ett steg. Jeg har tidligere skrevet om produksjon, så jeg skriver ikke mer om det her. Korreksjoner, lagertelling, lageroverførsler og vareforbruk i produksjon realiseres ved ferdigmelding. Og vareavgangen etter kassering ved utlån eller utleie er realisert med det samme. Realisert beholdning er altså summen av realisert varetilgang minus realisert avgang. Og når inngående faktura ikke er mottatt er det ingen realisert tilgang (eller lagerøkning), bare realisert avgang (ved utgående faktura).

Hvis Fysisk beholdning eller På lager nå er negativ, da har Harry Potter svingt staven på lageret som sørget for utlevering av varer som ikke finnes på lager. Vanlige årsaker er kontantordre og direkteordre. Ved kontantordre må vi tro at kunden eller ekspeditøren har funnet varen på lager og da skal handelen skje uten plunder og heft, selv om varen ikke finnes på lager i VBus. Det oppstår et negativt vareparti som man må rydde opp i på bakrommet etter stengetid uten å plage kundene med det. De som ikke har eget lager for salg over disk, må være oppmerksom på at varer på lager kan være reservert til noen andre. Man bør derfor sjekke om det er noe Reserverbart mot lager før man går til hylla. Hvis noe er Reservert mot lager, så må dette ikke selges til andre.

Direkteordre brukes mest til fakturering av tjenester eller annet som ikke er lagerhåndtert. Dersom du bruker direkteordre til fakturering av varer over lager, så vær klar over at VBus ikke kontrollerer om varene er tilgjengelig på lager eller ikke. Du kan blokkere for bruk av lagerhåndterte varer på direkteordre i Ordrebehandling (i Bedriftsopplysninger):

Standardinnstillingen er Ignorer melding. Det betyr ingen kontroll på om varene er lagerhåndtert eller ikke. Advarselsmelding betyr at du får meldingen Ordre med ordretype=2 sikrer ikke full lagerstyring. Ved fakturering anbefales det at du benytter ordretype 1 i stedet. Meldingen dukker opp på den blå meldingslinjen helt nederst i det du registrerer et produkt som er lagerhåndtert. Hvis du registrerer et Antall som er større enn det som er Reserverbart mot lager, så dukker det opp en ny melding på samme sted: Advarsel: Bare xx enheter er tilgjengelig pr. dd.mm.åååå på lager x av produktnr xxx. I en hektisk hverdag er det lett å overse disse meldingene. Blokkering betyr kort og godt at du ikke får registrert lagerhåndterte produkter på en direkteordre.

En tredje mulig årsak til negativ Fysisk beholdning er bruk av OrdreType=4. Tidligere var det en utbredt misforståelse hos mange brukere at man skulle bruke OrdreType=4 på korreksjonsordre (de med TransType=4), men det er helt feil. Korreksjonsordre skal ferdigmeldes på samme måte som andre ordre. Da vil VBus ferdigmelde ikke mer enn det som er Reserverbart mot lager. Jeg har egentlig aldri forstått hva man skal med OrdreType=4. Men det er jo en del i VBus jeg ikke forstår meningen med…

En sjelden gang kommer jeg i kontakt med kunder som har lagerhåndterte produkter med behandlingsmåten Legg til varepartier med negativ disponibilitet. Da kunne man like gjerne droppet lagerhåndtering, for dette betyr at man kan selge mer enn det som er på lager. Altså ingen kontroll. De som bruker denne behandlingsmåten sier gjerne at vi har ikke tid til å gjennomføre varemottak før varene skal selges, så vi må gjøre det slik. Man kan si (og skrive) meget om dette, men jeg skal avstå. Det man kan gjøre, er å endre Reservasjonbehandling (i Bedriftsopplysninger) slik:

Dersom man nå bruker menyvalget Bekreft eller Sendt på innkjøpsordre rett før de kommer til lager, så vil VBus reservere fra de varepartiene som er på vei inn til lager som har Bekreftet lev.dato lik innkjøpsordrelinjens Ankomstdato. Og disse reservasjonene dukker opp på plukklista. Ikke bare det; de kan også ferdigmeldes og faktureres før varemottaket er gjennomført. Dette passer for virksomheter som driver med cross docking; at varene som ankommer, ikke legges inn på lager, men omlastes for umiddelbar utkjøring til kunde. Da er det praktisk å kunne kjøre ut plukklister før varemottak er gjennomført. Men man skal tenke igjennom tre problemstillinger:

· Dersom det som ankommer ikke er hele antallet på innkjøpsordrelinjene, blir det en utfordring å holde orden på hvor mye som faktisk er mottatt. Problemet er ikke at man ikke finner ut av det, men at det vil ta lenger tid enn om varemottaket ble gjennomført først og plukking deretter.

· Når reservasjonen skjer ved bruk av menyvalget Bekreft (og plukklista tar med det som er reservert mot tilgang), kan man ikke benytte dette menyvalget slik det egentlig var tiltenkt; å registrere at ordrebekreftelsen fra leverandøren er mottatt, samt at pris og leveringsdato er rett – siden vi da får en reservasjon mot tilgang. Man kan bøte på dette ved å legge et utvalg på ordrelinjene i vindu som brukes til utskrift av plukkliste slik at man ikke plukker før man har kommet til Bekreftet leveringsdato. Personlig mener jeg at reservasjonen ikke burde ha skjedd ved bruk av menyvalget Bekreft, bare ved menyvalget Sendt. Men det er nå bare min mening.

· Siden Reserver ved bekreftet/sendt forutsetter Reserver mot varepartier i tilgang blir det problematisk å bruke Reservasjon ved lagring (enten som Ordrepreferanse på ordren eller Behandlingsmåte på ordrelinjen)

Merk at etter fakturering (av salgsordre) og før varemottak (av innkjøpsordre) vil Fysisk beholdning være negativ (i alle fall på berørte varepartier).

Så hender det at vi ser at Fysisk beholdning er negativ uten at vi kan forklare dette med situasjonene som er gjennomgått over. Tidligere var det ikke så vanskelig å fremprovosere negativ Fysisk beholdning – f.eks. ved å bytte Lagernr eller Produktnr etter at noe er reservert eller ferdigmeldt. Men alle kjente kilder til negativ Fysisk beholdning er nå fjernet i VBus. Men det forekommer allikevel tidvis uten at vi vet hvorfor. Klarer du å fremprovosere dette, er det bare å ringe – så skal jeg få meldt det som feil til Visma.

Hvis Urealisert lagerøkning er negativ, så har du foretatt lageroverførsel fra et vareparti som er varemottatt, men hvor vareinngangen ikke er realisert. Og så er vareinngangen realisert på et senere tidspunkt. Det kan være på sin plass å minne om at Urealisert lagerøkning altså er den vareinngang som er mottatt, men ikke realisert. Altså hvor fakturaen ikke er mottatt (for innkjøpsordre) eller returen fra kunde ikke er kreditert. Og det er dette siste som hos enkelte har skapt problem. Ved retur fra kunde som ferdigmeldes (altså varemottas) og så umiddelbart (før kreditering) overføres til annet lager, blir både retur-transaksjonen og begge lageroverførselstransaksjonene (både avgang fra det ene lageret og tilgang til det andre) merket (i Transstatus) med Midlertidige kostnader. Men når returen krediteres kan det tenkes at bare retur-transaksjonene blir oppdatert slik at Transstatus ikke lenger er merket med Midlertidige kostnader. Altså at de to lageroverførselstransaksjonene fremdeles har flagget Midlertidige kostnader satt. Dette var en feil som ble rettet i versjon 11.10, men det ble gjort en endring i versjon 12.10, slik at man faktisk må velge at det skal blir rett! Dette gjøres i Ordrebehandling (i bedriftsopplysninger); huk av for Oppdater transaksjoner for lagerreduksjon for kreditnota. Vi får vel si at dette er dårlig språk siden problemstillingen handler om lagerøkning (retur fra kunde). Hjelpeteksten er noe bedre: Credit notes are now handled the same way as purchase orders when it comes to cost handling. Dersom dette ikke er valgt, er det altså slik at avgangstransaksjoner (ikke bare lageroverførsler) fra varepartiet før krediteringen er gjennomført, blir stående med Midlertidige kostnader selv om dette ikke er rett. Og det skaper problem i to sammenhenger:

1. Dersom avgangen (som altså feilaktig er merket med Midlertidige kostnader) er vareforbruk i produksjon, så er det ikke mulig å realisere produksjonen.

2. Dersom avgangen er lageroverførsel, så arver det nye varepartiet Midlertidige kostnader på vareinngangen og antallet står som Urealisert lagerøkning.

Har man først kommet hit, må flagget Midlertidige kostnader fjernes manuelt. Og det bør ikke hvem som helst kan gjøre. Først må det åpnes for dette i en av adgangsgruppene. Du finner alternativet under funksjonsadgang:

Her må du velge Diverse som Type (øverst), markere linjen Tillat endring i produkttransaksjoner og klikke på [Adgang] slik at §-symbolet til venstre forsvinner:

Det eneste dette åpner for er nettopp manuelt å fjerne Midlertidige kostnader i Transstatus på Produkttransaksjoner. Visma kvitterer med å markere med Manuelt korrigert:

Når du gjør dette, må du ikke bare ta Vareforbruk i produksjon og Lageroverførsel. Når vareinngangen (lagerøkningen) er realisert, skal det ikke være noen avgangstransaksjoner med Midlertidige kostnader fra varepartiet. Og når du korrigerer manuelt må du regenerere den berørte lagersaldoen. Når du ser på vareinngangsiden av en lageroverførsel, kan det være nyttig å se hente frem Annet lagernr, Annet partinr og Urealisert lagerøkning nettopp fra dette andre partiet:

Vareinngang (positiv Lagerbevegelse) fra lageroverførsel (Transtype=8) hvor Urealisert lagerøkning på annet vareparti er null; da skal Midlertidige kostnader fjernes fra Transstatus. Ikke bare fra inngangstransaksjonen; det skal også fjernes fra alle avgangstransaksjoer fra samme vareparti.

Dersom du synes det er mange beholdningsbegreper å holde orden på, så kan dette kanskje være klargjørende:

Antall                                                      Verdi

    På lager nå (tellbart antall)     

+ Ferdigmeldt på salgsordre

= Fysisk beholdning                                     Fysisk lagerverdi

–  Urealisert lagerøkning

= Realisert beholdning                                Realisert lagerverdi

Du må krysse av i Ordrebehandling (i bedriftsopplysningene) for Ta vare på ferdigmeldt antall i lagersaldotabellen for at På lager nå være rett på lagersaldo. Og om det ikke er krysset av må du regenerere lagersaldoene etter å ha krysset av for dette – før det vises rett på lagersaldo.

Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg

frode@antun.no