Oslo, 2. søndag i advent 2023
Behandlingsmåte på produkt (og ordrelinje)
Jeg skrev om versjon 17.10 da den kom for et år siden, men her om dagen kom jeg over noe nytt i 17.10 som hverken fremgår av Nyheter og forbedringer eller hjelpeteksen i VBus: Tabellen Produktbehandling.
Og først litt om bakgrunnen: Jeg foreslo en gang (for et par generasjoner siden) en mulighet for å legge opp behandlingsgrupper for produkter. Årsaken er at når det er mange produkter, blir det lett å krysse av feil i behandlingsmåte på enkelte produkter. Her er det så mange alternativer, at det er fort gjort å krysse av feil.
Hos mange kunder har jeg (senest i forrige uke) satt opp ett av Gr.feltene på produkt som behandlingsgruppe og satt opp en egen side i vindu for produktvedlikehold med produkttabellen sortert med brudd på behandlingsgruppe - gjerne med én side for produkter som ikke er strukturhoder og én for de som er strukturhoder. Og så vises alle behandlingsmåte-kolonnene. Hensikten er lage behandlingsgruppene slik at alle produktene innenfor samme gruppe har samme behandlingsmåte. Da er det lett å se om enkeltprodukter blir behandlet feil.
I versjon 17.10 har det altså dukket opp en tabell som heter Produktbehandling og kolonnen Produktbehandlingsnr på tabellene Produkt, Struktur, Ordrelinje, Produkttransaksjon (inkl. før komprimering) og Aktivitet. Dette har vært en del av datamodellen siden versjon 5.30, men da med Furture som Availability. Men fra 17.10 altså Current, eller på godt norsk: Tilgjengelig. Litt forvirrende er det dog at tabellen Produktbehandling ikke er plassert i noen mappe, så den er ikke så lett å få øye på om du ikke bruker Design-modus for å finne den frem.
I tillegg til alle behandlingsmåtene på Produkt, har tabellen Produktbehandling også kolonner for alle ansvarsenheter, Produktprisgr. 1 – 3, Uts.prispåslag %, Prisenhet, Kostpris påslag %, Ønsket dekn.grad., Trans.opplysning 1 -4, Fri 1 – 4, Produkttype 1 – 4, Lagernr, Lønnssatsnr, Lønnsoppl. 1 – 2, Opplysning 1 – 8, Produktkateg. 1 – 6, Avg. og bokf.gr., Kontosett, Stand. enhet, Avrundingsbeløp, Tollstat.nr, EU varestat.nr i tillegg til Beskrivelse og Kopieringsregler. Beskrivelse her, er ikke beskrivelse av produktet, men av Produktbehandlingsgruppen.
Hvis du dobbeltklikker i Kopieringsregler kommer følgende dialogboks opp:
Den første seksjonen handler om hvilke opplysninger VBus skal hente til ordrelinje fra produkt eller struktur – eller fra denne nye tabellen; Produktbehandling. Som det fremgår, er det slik at behandlingsmåte alltid hentes fra Produktbehandling. Det er bare delvis rett; felt som gjelder strukturlinjer – og når en struktur faktisk ekspanderes på ordrelinjen, hentes ikke fra tabellen Produktbehandling, hverken i versjon 17.10 eller 18.00. Men Avgifts- og bokføringsgruppe hentes fra Produktbehandling.
Hvordan dette brukes på aktiviteter, har jeg ikke sjekket. Men på ordre fungerer det altså slik at om det på Produkt er lagt inn et Produktbehandlingsnummer så hentes Beh.måte 1 – 5 og Avgifts- og bokføringsgruppe fra Produktbehandling, ikke fra Produkt.
Alternativene nederst, er slik at om du har krysset av for Kopier Produktbehandling til produkt, så skjer kopiering når du legger inn Produktbehandlingsnr på et produkt – for så vidt også når du legger inn samme nr. som det var fra før. Merk at om du har lagt inn på produkt en verdi et av feltene som finnes i tabellen Produktbehandling og det ikke ligger noen verdi i samme felt i Produktbehandling, så forsvinner verdien som lå på produkt. Dette fremstår ikke som gjennomtenkt, og det er muligens derfor Visma ikke har beskrevet funksjonaliteten enda. Når det krysses av for Kopier Produktbehandling til produkt, så åpnes det for mulighet til også å krysse av for Overskriv alle felter på produkt. Så langt jeg har sjekket, skjer det ikke noe annet om dette er valgt enn om det ikke er valg. Det kan være greit å merke seg at om det gjøres endringer i en rad i tabellen Produktbehandling, så skjer det ikke noe på produkt eller struktur, uansett hva som er valgt under Produkt og struktur behandling. Enn så lenge tenker jeg at om man skal benytte tabellen Produktbehandling, så bør disse valgene benyttes med varsomhet.
Merk at om man har en struktur og ikke har overstyrt behandlingsmåte på strukturlinjene fra strukturhodet, så er vi vant med å kunne sette avvikende behandlingsmåte på strukturlinjene. Ta f.eks. strukturen som skrevet om tidligere; Produksjon. Hvis det er satt opp en Produktbehandling for timer, så må det settes opp en annen Produktbehandling for timer i struktur. Dermed forsvinner noe av gevinsten; noe av hensikten med Produktbehandling er å gjøre det enklere å sette rett behandlingsmåte på produkter, noe som er spesielt viktig når man jobber med strukturer – så blir det omstendelig å bruke dette nettopp på strukturer. Det er muligens derfor Visma i siste liten har droppet å omtale det. Vi får håpe det blir bedre i versjonene som kommer. Når jeg spør Visma om dette er svaret slik: The Product processing feature was planned and was worked on for 5.30, but issues were found during development and it was decided to not be released. It has been left untouched since.
Selv om dette ikke er helt ferdig, kan det allikevel brukes – med nennsomhet. Det kan f.eks. se slik ut:
Behandlingsmåtene som gjelder overstyring av strukturlinjene, må du ha på produkt som før; her kan det som ligger i tabellen Produktbehandling bare fungere som huskeliste. Og om du har valgt Kopier produkbehandling til produkt i Kopiering regler, så slipper du å kopiere manuelt.
Det kan nok tenkes at der hvor det er et lite antall produkter i hver gruppe, slik som de i gruppe 20 og høyere – vil være enklere å behandle produktene individuelt, ikke via tabellen Produktbehandling, særlig der hvor det skal angis en annen behandlingsmåte i strukturen enn utenfor.
Men når jeg først skriver om behandlingsmåte på produkt, kan jeg vel like gjerne skrive noe om dette slik det er uten bruk av Produktbehandling. Behandlingsmåte er stort sett godt beskrevet i hjelpeteksten, men det er et par momenter som kan utdypes:
Det er to kolonner med avkrysningsmuligheter. Den helt til venstre gjelder produktet. Dersom produktet er et struktur-hode, blir det åpnet for å endre i kolonnen ved siden. Dette gjelder overstyring av behandlingsmåte på strukturlinjene. Et typisk eksempel kan være at på en struktur som ekspanderes ved produksjon, skal strukturlinjene ha behandlingsmåten Råvare. Det er ikke alltid rett, se f.eks. det jeg har skrevet om produksjon med ekspanderende substruktur. Når behandlingsmåten blir overstyrt fra strukturhodet, spiller det altså ingen rolle hvilken behandlingsmåte som er satt i Struktur-tabellen. Dersom det er satt slik:
vil VBus ikke skrive strukturlinjene på faktura. Det er altså ikke nødvendig å angi dette på strukturlinjene. Vi kan kalle dette en positiv overstyring. På ordrebekreftelser vil alle strukturlinjene bli tatt med, selv om det på én eller flere strukturlinjer er angitt at de ikke skal tas med på ordrebekreftelser. Vi kan kalle dette en negativ overstyring. Beh.måte 1b, 2b, 3b, 4b og 5b brukes til positiv overstyring. Beh.måte 1c, 2c, 3c, 4c og 5c brukes til negativ overstyring. Hvis boksen er sort (slik som for Fraktbrev, Pakksedler, Plukklister og Leveransebeskjed), bruker VBus det som er satt på Strukturlinjen. På produkter som ikke er strukturhode er disse boksene grået ut.
Alternativet Legg til varepartier med negativ disponibilitet er bare en klossete måte å fortelle at VBus skal opprette et negativt parti ved ferdigmelding av salgsordre, dersom det ikke er tilstrekkelig reserverbart mot lager. Ved bruk av Ordretype 2 [Direkteordre], 3 [Kontantordre] og 4 [Realisert ordre] skjer det samme.
Plukk hele ordrelinjen sammen med Plukk hele ordren i Ordrepref. passer om det skal foretas en samlet levering; altså at ingenting skal leveres før alt kan leveres.
Reserver kun hvis alt er tilgjengelig på lagersaldo fungerer bare sammen med Reserver bare hvis hele antallet er tilgjengelig, men teksten er misvisende. Det skal forstås som Reserver kun hvis alt er tilgjengelig fra ett enkelt parti. Typisk kan være parkett eller tapet, hvor det kan være forskjell i fargenyanser fra ulike produksjoner. Og om du trenger tau, ønsker du ikke å få levert litt fra ett parti og resten fra et annet; skal du ha 30 meter til dreggen, er det fint om det er i ett stykke slik at du ikke må skjøte.
Plukk samme brøkdel av strukturlinjene sørger for at plukklista foreslår å plukke hele sett. Altså om du skal ha ti sett, men du bare har nok til tre komplette sett, så er det dette som kommer på plukklista. Det er viktig at det er plukklista som ferdigmeldes, ikke ordrelinjene – for selv om plukklista er fornuftig, er det ingen sperre i VBus for å ferdigmelde mer enn det som står på plukklista.
Hent kostpris fra pris- og rabattmatrisen er et litt rart alternativ. VBus gjør dette alltid på ikke lagerhåndterte ordrelinjer, så det er helt unødvendig (men for så vidt ikke feil) å bruke det her. På lagerhåndterte ordrelinjer er standard at kostpris på ordrelinjen i første omgang settes lik Gj.sn. kostpris på lagersaldo – med mindre det i Pris/rabatt-behandling (i Bedriftsopplysninger) er valg Kostpris fra pris- og rabattmatrisen hvis utsolgt og det ikke er noe tilgjengelig på lagersaldo. Men vi anbefaler Beregn gj.sn. kostpris på ordrelinjen som betyr at VBus endrer kostpris på lagerhåndterte avgangsordrelinjer når det blir reservert. Og om det blir reservert fra flere partier med ulik kostpris er det altså gjennomsnittlig kostpris som blir beregnet. Dersom du har produksjon, må dette alternativet være valgt for å få rett kostpris på det som produseres. I stedet for å sette dette på alle produkter, anbefaler jeg å sette dette i Ordrebehandling (i Bedriftsopplysninger). Da gjelder det alle produkter. Merk at om det ikke er valgt Beregn gj.sn. kostpris på ordrelinjen, så vil VBus allikevel bruke kostprisen fra varepartiene både i logistikken og i bokføringen. Så hensikten med dette alternativet er bare å sørge for at kostpris på ordrelinje samsvarer med kostpris på reservasjoner og produktransaksjoner – og altså bokføringen.
Hvis du ikke bruker Beregn gj.sn. kostpris på ordrelinjen, men Beregn kostnad ut fra ordrelinjens kostpris vil verdien av det som tas ut fra lager ikke henge sammen med verdien av det som går inn på lager. Hvis du ikke ønsker at balansen skal henge sammen med logistikken, så er dette en sikker vei inn i uføret – gjerne i kombinasjon med Hent kostpris fra pris- og rabattmatrisen. Vi kaller dette kaos-kombinasjonen. Det går heldigvis lang tid mellom de gangene jeg ser dette valgt hos kunder.
Dersom du bruker rabatt på en salgordreline, vil VBus bokføre Beløp før rabatt på konto for salg og Rabatt-beløpet (til debet) på konto for rabatt (som i norsk standard kontoplan er 3080 og 3180). Selv om det i Avgifts- og bokføringsopplysninger er brukt samme konto for salg og rabatt, vil VBus bokføre Beløp før rabatt og rabatt på hver sin bilagslinje. Hvis du velger å gi et prisavslag i stedet for rabatt, bokføres prisavslaget som rabatt. VBus bruker Standardpris til dette, slik at om VBus foreslår 100 som Pris – så settes Standardpris til 100 samtidig. Og om du deretter setter Pris til 80, så er det gitt en implisitt rabatt på 20. Men du kan bruke behandlingsmåten Ikke breregn rabatt ut fra standardpris om du ikke ønsker at prisavslaget skal bokføres som rabatt
Ved salg av strukturer, hvor prisen settes i hodet og vi ikke ønsker å vise strukturlinjene ved fakturering, men vise dem på tilbud, ordrebekreftelser, plukklister og faktura – må vi være nøye med å Unnta fra totaler det som Utelates på fakturaer/kreditnotaer:
I eksempelet over, tar vi med på plukklista hele strukturen, også det som ikke er lagerhåndtert og ikke skal plukkes. Og på tilbud og ordrebekreftelser tar vi med strukturlinjene, men undertrykker pris, rabatt og beløp. På pakkseddelen tar vi ikke med strukturhodet. Om noen ved en inkurie legger inn en pris på strukturlinjene eller en kostpris på strukturhodet, blir dette ignorert.
Bokfør midlertidig lagerverdi må kombineres med at det i Bokføringstilfeller er angitt hvilke transaksjonstyper (salg, innkjøp og/eller produksjon) dette skal for – og at det i Avgifts- og bokføringsopplysninger er satt hvilke konti som skal brukes. Se kontrollsporet.
For Kopier memo fra produkt til ordrelinje og Kopier memo fra struktur, er hjelpeteksten helt spot-on. Det er altså Memofilnavn som kopieres. Det betyr at produktet og mange ordrelinjer deler samme memo. Og at når en bruker endrer memo-teksten på en ordrelinje, så er memoet endret både på produkt og på samtlige ordrelinjer med samme Memofilnavn. Her kan jeg bare anbefale en spesialløsning som oppretter et nytt memo og kopierer inn innholdet fra det som ligger på produktet.
Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg
Frode Antun
Løsningsrådgiver
amesto
Solutions
m: + 47 911 46 751
a: Smeltedigelen 1, 0195 Oslo