Oslo, 4. søndag i advent 2021

Rullerende lagertelling

Advent er ventetid. Navnet kommer, ifølge Wikipedia fra latin adventus Redemptoris eller adventus Domini; «Frelserens ankomst» eller «Herrens ankomst». Noen av oss har ventet på at versjon 16.10 av Visma Business (VBus) skal ankomme – og for oss er ventetiden over. Den ble sluppet på torsdag. Jeg skrev om den for 14 dager siden, så jeg skriver ikke mer om det nå.

For tre år siden skrev jeg om lagertelling. Jeg var ikke innom telling gjennom året; det noen kaller rullerende lagertelling. Bokføringsforskriftens § 6-1 handler om dokumentasjon av varelager og innledes med disse ord: Varelager skal telles ved regnskapsårets slutt. Det står altså skal. Det står ikke bør eller kan. Det står skal. Riktignok fortsetter forskriften slik: Bokføringspliktige som fører et betryggende lagerregnskap kan foreta opptelling i løpet av året. Det er nok mange som har sluttet å lese forskriften her og ikke fått med seg fortsettelsen; forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte. Til dere som gjør dere ferdig med lagertellingen i disse dager, har jeg følgende oppfordring. Gå tilbake til dokumentasjonen av lagerbeholdningen 31.12. i fjor. Har du en tilfredsstillende dokumentasjon av tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt?

Den som teller på lagersaldo, kan støtte seg til Forrige telledato og Forrige telt antall for å tilfredsstille dette kravet. Det vil si; når man er ferdig med alle lagerbevegelser på samme år, er det mulig å liste ut alle transaksjoner (tilgang og avgang) fra Forrige telledato (opptellingstidspunktet) til regnskapsårets slutt. For de som teller første nyttårsdag, er det viktig å sette telledato til 31.12. i dialogen Overfør til lagertelling. Hvis du har glemt det, kan du endre Telledato på lagersaldo (eller vareparti), men du må gjøre det før du korrigerer beholdningen.

Før du overfører til lagertelling, bør lagersaldo regenereres. Det kan med fordel settes opp som en tidsstyrt jobb som f.eks. kan gjøre dette hver natt eller hver helg. Dersom du har brukt VBus i mange år og har mange transaksjoner, kan regenerering være tidkrevende. Da kan sanering være et tiltak. Utvalgte transaksjoner på avsluttede varepartier flyttes til tabellen Produkttransaksjon før komprimering. Disse transaksjonene blir ikke lest når lagersaldo regenereres siden de i sum ikke påvirker lagersaldo. De som har vært bekymret over at statistikken blir fordelt på to tabeller, trenger ikke bekymre seg lenger: Det har i versjon 16.10 kommet en ny tabell (teknisk sett et view); Alle produkttransaksjoner som viser transene fra begge tabeller. Et annet tiltak for å få regenereringen til å gå raskere, er å bare regenerere det som er endret siden forrige regenerering. Det har i versjon 16.10 kommet et nytt felt Regenerert dato. Dermed er det enkelt å sette opp et vindu som viser rader i lagersaldo som har Endret dato etter Regenerert dato eller Endret av bruker forskjellig fra ‘system’ – siden det som endres av jobb får Endret av bruker satt til ‘system’. Egentlig skulle jeg ønske at det i jobb var mulig å angi hvilken bruker som skal utføre jobben, på samme måte som kontekst-brukeren i VBS.

Før du overfører til lagertelling må du telle bort negative varepartier. Disse forsvinner ikke ved telling på lagersaldo.

Vi anbefaler at plukking og ferdigmelding gjennomføres for alle plukklister som er skrevet ut. Og at plukklister som ikke plukkes blir trukket tilbake. Det er et eget menyvalg; Trekk tilbake plukking på tabellen Plukkliste.

Når du overfører til lagertelling på lagersaldo, settes det et flagg i Lagersaldostatus som forteller at denne lagersaldo er under telling. Da kan du ikke foreta ferdigmelding (hverken inn eller ut) på denne lagersaldo. VBus beregner Tellbart antall. Dette beregnes på samme måte som På lager nå; altså som Fysisk beholdning minus Ferdigmeldt på salgsordre – gitt at du i Ordrebehandling har valgt å Ta vare på ferdigmeldt antall i lagersaldotabellen. Logikken er at Ferdigmeldt, er det du har tatt ut fra lager og som står i ekspedisjonen eller kanskje er på vei til kunde, men enda ikke fakturert. Dette skal selvfølgelig ikke telles. Dersom du driver utlån eller utleie, vil du kanskje ikke ta med Utlånt og Utleid i Tellbart antall. Dette kan du velge å holde utenfor i Ordrebehandling.

Når du registrerer Telt antall beregner VBus Telledifferanse. Og når du korrigerer beholdningen oppdateres Forrige telledato, Forrige telt antall og Forrige telt av. Dette er den brukeren som registrerte Telt antall. Hvis det er en Telledifferanse, vil VBus lage en transaksjon med Telledifferanse som Lagerbevegelse og Opprinnelse satt til 15 [Lagertelling]. Dersom Lagerbevegelse er positiv (varer er funnet) opprettes et nytt vareparti med Kostpris (kr) satt til Gj.snittlig kostpris på lagersaldo. Dette er årsaken til at negative varepartier ikke forsvinner ved lagertelling. Når beholdningen øker (og det gjør den om den skal endres fra noe negativt til null eller mer) så opprettes det altså et nytt vareparti. Dersom Lagerbevegelse er negativ, vil VBus redusere beholdningen på eldste vareparti(er) som har noe Reserverbart mot lager. Dersom Reserverbart mot lager er mindre enn Telledifferanse, må reservasjoner trekkes tilbake. Menyvalget Trekk tilbake reservasjoner kan brukes til å trekke tilbake reservasjoner som ikke har kommet på en plukkliste (eller er ferdigmeldt). Dersom man må trekke tilbake det som står på plukkliste, kan man altså bruke Trekk tilbake plukking på tabellen Plukkliste eller bruke negativt antall i Plukk NÅ på ordrelinje. Plukket på ordrelinjen betyr ikke plukket i ordets alminnelige forstand; Plukket er det antall som er på én eller flere plukklister. Om reservasjonen forsvinner eller ikke, kommer an på behandlingsmåte på ordrelinjen. Hvis det er valgt Behold reservasjoner om mindre plukkes, må man trekke reservasjonen tilbake etterpå, med negativt antall i Reserver NÅ.

Noen har antallsomregning på en del varer. Det kan være at man kjøper inn et antall paller og selger normalt i esker, men av og til i stykk. Da må man angi hvor mange stykk det er i en pall og i en eske. Den lagerførte enheten kalles grunnenhet. På ordrelinjen har vi både Antall, Enhet, Antall pr. enhet og Antall i grunnenhet. Lagertelling skjer alltid i grunnenhet. Grunnenhet bør være minste aktuelle salgsenhet. Jeg har sett noen ukloke valg, f.eks. ved salg av parkett som gjerne kommer i pakker á seks bord og prises i m². Grunnenheten bør ikke være m². Det kan være 2,56 m² i en pakke. Og når vi plukker eller teller parkett, så måler vi ikke opp hvor stort areal det dekker. Vi plukker og teller pakker. Med mindre vi tillater å bryte pakken og selge enkelt-bord. Det er dårlig butikk, selv om det kan være god kundeservice. Dersom minste salgsenhet er bord, så bør det være grunnenhet. For hva skjer om pakke er grunnenhet og vi selger et bord. Da må Antall settes til 1/6 som er 0,166667. Og når vi har solgt seks bord har vi solgt 6x0,166667=1,000002 pakker. Personlig savner jeg grunnenhet som egen kolonne på Produkt. Når det skal telles vil det være nyttig å tydeliggjøre hva som er grunnenhet, men det er enkelt å løse med DME. Jeg har skrevet om antallsomregning i logistikken tidligere, så jeg skriver ikke mer om dette her og nå.

Jeg får av og til spørsmål om butikken må stenges for å gjennomføre lagertelling. Og svaret på det er JA; når man overfører til lagertelling så blir det ikke mulig å ferdigmelde salgsordre. Det er fullt mulig å fakturere salgsordre som er ferdigmeldt under lagertelling, men man må ikke fakturere direkteordre eller bruke kontantordre. Dette er ordretyper uten lagerkontroll og om lagersaldo er under telling, så vil uttak fra slike ordrer gi negative varepartier. Det hender at ledere sier at det er helt uaktuelt å stenge butikken bare for å gjennomføre lagertelling. Da har vi endt opp med følgende løsning: Det gjennomføres fysisk telling mens butikken er åpen. Når butikken stenges overføres det til lagersaldo. Der noe er solgt i løpet av telledagen, telles på nytt. Dette passer om man ikke har bevegelse på et stort antall artikler i løpet av telledagen.

For å kunne dokumentere tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt, kan vi ikke ha andre lagerbevegelser enn korrigering av beholdning fra lagertelling på selve telledatoen. Ved ferdigmelding av ordrelinjer har vi ikke bare Ferdigm.dato, men også Ferdigm.kl. Korreksjonstransene fra lagertellingen har ikke noe Ferdigm.kl. Dersom det oppstår en situasjon hvor noe må ferdigmeldes på telledato etter at tellingen er gjennomført, må man bruke manuell ferdigmeldingsdato og sette Ferdigm.dato til neste dag. Det er ikke noen god løsning, for selv om du tilsynelatende kan sette Ferdigm.kl. f.eks. til 05:00 neste dag, så bryr ikke VBus seg om dette. Du får klokkeslettet som ferdigmeldingen faktisk skjer på. Dermed brytes kronologien.

Dersom Telt antall er lik Tellbart antall blir det ingen Telledifferanse. Og ingen korreksjon av beholdningen. Er det da nødvendig å registrere Telt antall, før man bruker menyvalget Korriger beholdning som fjerner flagget Under lagertelling fra Lagersaldostatus og åpner for varemottak og ferdigmelding. For om det ikke er registrert noe i Telt antall, så blir det heller ingen endring av lagerbeholdning. Men da blir Forrige telt antall satt til null og beholdningen kan ikke dokumenteres på tilfredsstillende måte som forskriften krever.

Jeg får også spørsmål om man må telle lagersaldoer uten beholdning. Det er for så vidt ikke noe krav om å dokumentere det man ikke har, så nei – det må man ikke. Men jeg tror allikevel jeg vil anbefale å telle varer med bevegelse i løpet av året eller siste halvår – samt lagersaldoer med fremtidig tilgang eller avgang. Og så må man legge opp en rutine som fanger opp det som ikke står på tellelista. En enkel metode er å sortere tellelista på Normal plassering og sette en lapp eller merke på varer som ligger i hylla, men ikke står på tellelista. Husk å bruke tellerutinen når disse varene skal registreres inn på lager, slik at også disse blir merket med Forrige telledato, Forrige telt antall og Forrige telt av.

Forskriften krever at det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Hvis den som har telt, også er den som har lagt inn Telt antall, så vil Forrige telt av tilfredsstille kravet i forskriften. Hvis ikke, kan man bruke Tellegruppe til dette. Husk at om man benytter håndterminal til lagertellingen, så er det ikke tilstrekkelig å dokumentere hvilken håndterminal som er benyttet. Det skal dokumenteres hvem som holdt i den. Og så er det viktig å huske på at tellelistene er regnskapsdokumentasjon som skal oppbevares i 5 og et halvt år etter regnskapsårets slutt. Siden Forrige telledato, Forrige telt antall og Forrige telt av blir overskrevet ved neste telling, så må denne dokumentasjonen trekkes ut fra VBus ved årsskiftet.

De som teller før regnskapsårets slutt, kan ha behov for å korrigere beholdningen av andre årsaker enn telling etter telledato. Da er det viktig at man ikke benytter tellerutinen til dette – siden det ødelegger dokumentasjonen fra den egentlige tellingen. Bruk korreksjonsordre om behov.

Hvis du registrerer Serienr og/eller Holdbarhetsdato ved vareinngang, eller bruker annen Plassering enn Normal plassering på lagersaldo, så må tellingen skje på vareparti. Frem til og med versjon 16.01 finnes ikke Forrige telledato, Forrige telt antall eller Forrige telt av på vareparti. Det har kommet i versjon 16.10. Dette betyr at om du teller på Vareparti kan tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt, dokumenteres på samme måte som for telling på Lagersaldo. Telling på Vareparti skjer på samme måte som telling på lagersaldo. Det er noen forskjeller:

§ Det er ikke nødvendig å telle bort de negative varepartiene først.

§ Siden flagget Under lagertelling ikke settes i Lagersaldostatus, er det mulig å gjennomføre varemottak og ferdigmelde annen vareinngang, så her må de som gjennomfører varemottak få klar beskjed om å vente med dette til neste dag.

§ Tellelistene kan med fordel sorteres på Plassering.

§ Det oppstår ikke nye partier når Telledifferanse er positiv. Endringen skjer på det vareparti som korrigeres.

§ Varer som er funnet under lagertelling må legges inn med en korreksjonsordre. Deretter må du overføre de varepartiene  som opprettes til lagertelling og sette Telt antall til Tellbart antall slik at Forrige telledato, Forrige telt antall og Forrige telt av blir registrert.

Dersom du ønsker å telle noe på lagersaldo og noe på vareparti, må du merke enten Produkt eller Lagersaldo med hvordan telling skal gjennomføres. Jeg tenker at Tellegruppe på lagersaldo godt kan brukes til dette.

Forskriftens § 6 handler om dokumentasjon av balansen i årsregnskapet. Varelager er hos mange en vesentlig del av denne. Og det er ikke bare antall som skal dokumenteres, men også verdier: Dokumentasjon av varelager skal inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare. Her er det en svakhet i VBus, for det finnes ingen kolonne som viser Forrige telleverdi. Det finnes ikke engang en kolonne som viser På lager verdi nå (altså verdien av På lager nå). Vi anbefaler derfor at du ikke har noe som er ferdigmeldt, men ikke fakturert på salgsordre – hverken ved lagertelling eller ved årsskiftet. Da vil På lager nå (som tilsvarer Tellbart antall) være lik Fysisk beholdning, for vi har Fysisk lagerverdi. Så må vi trekke ut verdien av Urealisert lagerøkning for å komme frem til Realisert lagerverdi (på vareparti), som skal stemme med det som er bokført i balansen.

Avstemming av varelager mellom logistikk og balanse skal jeg skrive om en annen gang.

Lykke til med varetellingen.

Resten av min blogg kan du lese her: frode.antun.no/VBus/blogg

frode@antun.no